Rozmowa z PAWŁEM SIKORĄ, radcą prawnym, specjalistą z dziedziny prawa pracy
Pandemia koronawirusa i związane z nią obostrzenia sprawiły, że wykonywanie pracy z domu stało się w wielu przypadkach koniecznością, a następnie przerodziło się w normę. Tak było i jest m.in. w spółkach wydobywczych. Jak przedstawia się ta kwestia w świetle obowiązujących obecnie przepisów?
Według obecnie obowiązujących uregulowań praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub tylko częściowo (np. 3 dni zdalnie, 2 dni stacjonarnie). Miejscem jej wykonywania może być miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę. Może to być, ale nie musi, miejsce zamieszkania pracownika. Powyższe oznacza, że praca zdalna może być wykonywana w różnych miejscach, o których jednak każdorazowo pracownik musi poinformować pracodawcę i wcześniej uzgodnić akceptację aktualnego miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Co do zasady wykonywanie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą, np. w umowie o pracę lub w trakcie zatrudnienia, czyli może być inicjowane wnioskiem pracownika albo pracodawcy. Wniosek pracownika nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków określonych pracowników, np. pracownic w ciąży czy pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, oraz w innych przypadkach, szczegółowo wymienionych w ustawie. Drugą opcją jest wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.
Przed wykonaniem pracy zdalnej pracownik musi zapewnić, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej i dopiero oświadczenie pracownika o spełnieniu tych warunków umożliwi pracodawcy wydanie takiego polecenia. Innymi słowy, gdy pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania tego polecenia. Przy czym należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, iż pracodawca nie będzie mógł ich weryfikować ani podważać. Ustawa przewiduje możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej.
Cofnięcie polecenia pracy zdalnej powoduje, iż pracownik wykonujący pracę zdalną musi powrócić do wykonywania pracy na dotychczasowych zasadach i w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin powrotu do pracy w formie tradycyjnej. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej może zostać dokonane przez pracodawcę z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.
Zgodnie z przepisami, zasady wykonywania pracy zdalnej, podobnie jak to było przy telepracy, są określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej ustala się w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Dopuszcza się również wykonywanie pracy zdalnej na podstawie porozumienia indywidualnego z pracownikiem, w razie braku porozumienia ze związkami oraz w razie nieustalenia regulaminu pracy zdalnej. Warto zaznaczyć, że Kodeks pracy narzuca minimalną treść, która musi zawierać porozumienie, regulamin lub polecenie.
Czy pracownik może odmówić pracy zdalnej?
Podobnie jak w przypadku telepracy, również w przypadku pracy zdalnej odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę zdalną, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Co istotne, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń, lub pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych może pokrywać odpowiedni ryczałt.
Pracodawca jest zobowiązany określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić instruktaż i szkolenie, co jest zrozumiałe w razie konieczności posiadania części dokumentacji przez pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Pracownik jest zobowiązany potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami i jest obowiązany do ich przestrzegania.
Jak wygląda w tej sytuacji sprawa kontroli pracownika?
Szczegółowa regulacja dotycząca kontroli musi być określona w porozumieniu, regulaminie, ewentualnie poleceniu pracodawcy, dotyczącym wykonywania pracy zdalnej. Kontrola jest przeprowadzana po uprzednim porozumieniu się z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika i podlega tym samym zasadom, co kontrola pracownika wykonującego pracę stacjonarnie, z tym że jest ograniczona prawem pracownika do prywatności i nie będzie mogła utrudniać korzystania z pomieszczeń mieszkania/domu pracownika.
W praktyce kontrola taka może odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się, np. telefonu, poczty elektronicznej lub chatu. Stwierdzenie uchybień, które nie zostaną usunięte w wyznaczonym czasie, będzie oznaczało cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpocznie pracę w dotychczasowym miejscu pracy, w terminie określonym przez pracodawcę.
Praca zdalna, jak każda praca, musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Pamiętajmy, że niektóre obowiązki realizuje pracownik zamiast pracodawcy, np. utrzymywanie miejsca pracy w czystości i zdatności do pracy, zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.
Ustawodawca wprowadził także pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej. Jaka to forma zatrudnienia?
Jest to forma pracy zdalnej wykonywanej incydentalnie, która z uwagi na swój szczególny charakter, czyli fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika, została unormowana w sposób odmienny. Wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym, przyznawanej na wniosek pracownika.
Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości, poza stałe miejsce wykonywania pracy, w celu załatwienia spraw osobistych, które będą jednocześnie umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.
Należy też podkreślić, iż projektowany przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo na ogólnych zasadach. Do takiej pracy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pracy zdalnej ze wskazanymi w ustawie włączeniami, wynikającymi z incydentalności takiej pracy. Zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie są określane w aktach wewnętrznych pracodawcy.
Jeśli chcesz mieć dostęp do artykułów z Trybuny Górniczej, w dniu ukazania się tygodnika, zamów elektroniczną prenumeratę PREMIUM. Szczegóły: nettg.pl/premium. Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
