Niezwykła sytuacja związana z ograniczeniami i zaleceniami dotyczącymi konieczności zachowania dystansu społecznego wywołała spore trudności w zakresie właściwego zarządzania spółkami kapitałowymi. Na szczęście już na początku pandemii wprowadzono pakiet zmian w prawie, wśród których znalazła się ustawa umożliwiająca odbycie posiedzenia zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy w formie wideokonferencji (za pomocą środków komunikacji na odległość). Tego typu rozwiązanie okazało się przydatne nie tylko na okres pandemii, ale już na stałe zagościło w praktykach spółek kapitałowych. Jak kształtują się ustawowe i techniczne wymogi przeprowadzenia takiego posiedzenia?
Jakie są wymogi prawne związane z organizacją posiedzeń zarządu spółki kapitałowej?
Zgodnie ze zmianami, wspólnicy mają możliwość organizowania obrad oraz podejmowania wszelkich uchwał za pośrednictwem środków komunikacji na odległość.
Kwestie prawne związane ze zdalnym organizowaniem zgromadzeń akcjonariuszy są bardzo podobne do tych, które dotyczą zgromadzeń zarządu. Podobnie jak w przypadku posiedzeń zarządu, zgromadzenia akcjonariuszy lub wspólników mogą odbywać się zdalnie, o ile w samej umowie podmiotu nie ma zapisu eliminującego taki sposób organizacji obrad. W przypadku spółek akcyjnych natomiast prawo do zgromadzenia zdalnego jest dozwolone na takich samych zasadach, z tym jednak warunkiem, iż przed pierwszymi obradami rada nadzorcza jest zobowiązana do uchwalenia regulaminu posiedzeń zdalnych.
Inne zapisy kodeksu spółek handlowych, które bezpośrednio dotykają zagadnienia zdalnych zgromadzeń i obrad, nie różnią się od tych, które honorowane były w przeszłości. Oznacza to, że zasady podejmowania uchwał, wymóg zawiadomienia zainteresowanych o obradach, a także same zasady głosowania jawnego bądź tajnego nie ulegają zmianie.
Jedyną zauważalną zmianą jest możliwość przeprowadzania zamkniętych sesji w formie wideokonferencji, co wcześniej nie było możliwe.
Wymogi techniczne związane z organizacją posiedzeń zarządu spółki kapitałowej
Należy zauważyć, że wymagania techniczne dotyczące przeprowadzenia zdalnego zgromadzenia akcjonariuszy są wyższe niż wymagania dotyczące przeprowadzenia posiedzenia zarządu. Wynika to z faktu, że podczas zgromadzenia akcjonariuszy wszyscy akcjonariusze muszą mieć możliwość uczestniczenia w dyskusji i głosowania nad uchwałami, co nie zawsze jest możliwe przy wykorzystaniu wyłącznie technologii wideokonferencyjnej. Z tego powodu często konieczne jest połączenie wideokonferencji z innymi funkcjami takimi jak np. wideoweryfikacja uczestników, weryfikacja poprawności kwalifikacji głosu tajnego lub wymóg dostarczenia potwierdzenia oddania głosu. Najlepiej i najbezpieczniej jeśli wszystkie te funkcje funkcjonują w jednym zintegrowanym rozwiązaniu.
Nowelizacja ustawy, która dopuszcza możliwość organizacji obrad za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, w dość enigmatyczny sposób odnosi się do technicznych wymogów samego oprogramowania, które może być wykorzystane w tym celu.
Zgodnie z zapisami, narzędzie służące organizacji zdalnego posiedzenia powinno zapewniać dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich obecnych, którzy mają prawo zgłoszenia swojej wypowiedzi. Ze względu jednak na inne wymogi związane z organizacją obrad, możemy założyć, że obowiązkiem jest zapewnienie odpowiedniego systemu, który pozwoli na jednoznaczną identyfikację tożsamości uczestników zgromadzenia, a także zapewni bezpieczeństwo wymiany danych.
Ze względu na specyfikę posiedzeń, które niejednokrotnie skupiają się na procedowaniu tajnych głosowań, dedykowane oprogramowanie musi zapewnić odpowiednie funkcjonalności, które umożliwią realizację tego typu procesów.
Organizując zdalne lub hybrydowe zgromadzenie akcjonariuszy, należy pamiętać o zasadach, które zawsze powinny być przestrzegane niezależnie od rodzaju zgromadzenia. Przede wszystkim należy do nich zasada równego traktowania akcjonariuszy, a także pełna przejrzystość organizacji i przebiegu zgromadzenia. Aby spełnić te wymagania, zaleca się spółkom wybór odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi nie tylko bezpieczne prowadzenie zdalnych spotkań, ale także zapewni wszystkim uczestnikom łatwy dostęp do materiałów związanych z punktami porządku obrad, a także pozwoli na wygodną interakcję i wymianę poglądów
Istotnym elementem zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy jest weryfikacja kworum.
Zasady weryfikacji kworum na zgromadzeniach akcjonariuszy nie różni się od tych, które mają zastosowanie w przypadku zgromadzeń bezpośrednich. Zwykle zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, zgromadzenie akcjonariuszy jest ważne, jeżeli oddano na nim co najmniej połowę głosów przysługujących obecnym akcjonariuszom.
Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy zgromadzenie odbywa się na odległość czy osobiście. W celu uniknięcia wątpliwości, czy dana liczba głosów została rzeczywiście oddana, zaleca się stosowanie oprogramowania, które pozwoli na jednoznaczną i przejrzystą weryfikację tego faktu. Wymagane jest aby system w sposób ciągły weryfikował warunek kworum, ponieważ w wypadku posiedzeń online liczba uczestników może się zmieniać (opuszczenie systemu przez uczestnika lub zerwanie połączenia internetowego).
Czy nowelizacja ustawy odnosi się jedynie do spółek kapitałowych?
Powyższe zasady związane z organizacją posiedzeń i obrad z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej będące pokłosiem ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19, zostały wdrożone nie tylko z uwzględnieniem spółek kapitałowych, ale także wszystkich innych podmiotów prawnych.
Oznacza to, że tymi samymi zasadami powinny kierować się fundacje lub stowarzyszenia, które ze względu na obowiązujące restrykcję nie mają możliwości standardowego organizowania obrad oraz wprowadzania nowych uchwał. Jedyna zauważalna różnica to okres obowiązywania zasad związanych z możliwością organizacji zdalnych obrad. W przypadku spółek kapitałowych, zapisy regulujące ten obszar działania firmy są wprowadzone na stałe, podczas gdy inne formy prawne (na przykład stowarzyszenia) mogą korzystać z tych udogodnień jedynie na czas obowiązywania epidemii bądź stanu epidemicznego.
Artykuł powstał przy współpracy ze spółką privote sp. z o.o., polskim dostawcy usług posiedzeń i głosowań zdalnych oraz hybrydowych dla spółek KSH.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
