Narzędzia do zarządzania projektami to rozwiązania wykorzystywane zarówno w dużych, jak i małych firmach. Warto zastanowić się jednak nad tym, czy jest to wyłącznie moda, czy konieczność, a co za tym idzie, sposób na uporządkowanie biznesu.
Czym są narzędzia do zarządzania projektami?
Narzędzia do zarządzania projektami to aplikacje i platformy, które wspierają organizację pracy zespołowej. Ich główne funkcje to:
* planowanie zadań i etapów projektu,
* przypisywanie odpowiedzialności,
* monitorowanie postępu,
* komunikacja w zespole,
* raportowanie i analiza wyników.
Dzięki tym rozwiązaniom możliwe jest skuteczne koordynowanie pracy nawet w rozproszonych strukturach organizacyjnych, bez konieczności ciągłych spotkań i e-maili.
Moda czy realna potrzeba?
Z pozoru może się wydawać, że cyfrowe narzędzia do zarządzania projektami to element korporacyjnej mody, czyli kolejna platforma, którą trzeba „ogarnąć”. W praktyce jednak umożliwiają uporządkowanie firmowych procesów, co potwierdza fakt, że:
* firmy, które wdrażają systematyczne zarządzanie projektami, kończą średnio 70% więcej projektów na czas,
* zespoły korzystające z dedykowanego oprogramowania lepiej rozumieją cele projektowe i mają wyższy poziom zaangażowania,
* redukcja tzw. strat komunikacyjnych może sięgnąć 30–40% czasu pracy.
Jakie korzyści przynosi wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami?
Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami to nie tylko porządek w zadaniach, ale znacznie więcej korzyści. Wymienić wśród nich należy między innymi:
* transparentność – każdy członek zespołu wie, nad czym pracuje i jaki jest status projektu;
* elastyczność – wiele narzędzi wspiera metodyki Agile i Scrum, co pozwala szybko reagować na zmiany;
* integracje – dobre rozwiązania łączą się z popularnymi narzędziami, jak Slack, Google Workspace czy MS Teams;
* automatyzację – eliminacja ręcznego raportowania i przypomnień zwiększa efektywność;
* bezpieczeństwo danych – centralizacja informacji minimalizuje ryzyko ich utraty.
Jak wybrać odpowiedni program do zarządzania projektami?
Wybór najlepszego narzędzia to wyzwanie, ponieważ rynek oferuje setki produktów o zróżnicowanej funkcjonalności. Na co zwrócić zatem uwagę wybierając program do zarządzania projektami? Wśród najważniejszych kwestii należy wymienić:
* intuicyjny interfejs – użytkownicy muszą szybko opanować obsługę;
* skalowalność – narzędzie powinno rosnąć wraz z firmą;
* możliwość personalizacji – nie każde narzędzie sprawdzi się w każdej branży;
* wsparcie techniczne – kluczowe przy wdrożeniach i awariach;
* koszty – należy uwzględnić nie tylko licencje, ale też czas wdrożenia i szkolenia.
Flexi Project – narzędzie do zarządzania projektami, które łączy prostotę z funkcjonalnością
Jednym z rozwiązań, które łączy elastyczność, przejrzystość i możliwości integracji, jest narzędzie do zarządzania projektami Flexi Project. To polska platforma, która została zaprojektowana z myślą o realnych potrzebach firm, zarówno tych działających lokalnie, jak i globalnie. Flexi Project oferuje m.in.:
* planowanie projektów w oparciu o kamienie milowe i etapy,
* śledzenie czasu pracy,
* tworzenie harmonogramów Gantta,
* automatyczne raporty i analizy KPI,
* bezpieczne przechowywanie dokumentów projektowych.
Podsumowując, należy stwierdzić, że narzędzia do zarządzania projektami przestały być domeną korporacji i branży IT. Dziś stają się elementem codziennego funkcjonowania wielu nowoczesnych firm. Dobrze dobrany system to nie tylko wsparcie organizacyjne, ale również większa produktywność i realne oszczędności.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
