Cyfryzacja wciąż postępuje i większość z nas miała już do czynienia z dokumentami w wersji elektronicznej, w tym z fakturami. Krajowy System e-Faktur funkcjonujący w Polsce od 2022 r. jest kolejnym krokiem do digitalizacji procesów biznesowych.
Ideą powstania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) było stworzenie narzędzia pozwalającego zautomatyzować proces wystawiania, archiwizowania i przesyłania faktur. Wiąże się to z szeregiem korzyści zarówno dla firm, jak i dla organów państwowych. Na razie korzystanie z KSeF jest dla firm dobrowolne, ale ma się to zmienić w 2026 r., kiedy wdrożenie platformy będzie obowiązkowe. Jak zmieni się wtedy funkcjonowanie firm?
Zalety użytkowania KSeF
Mimo że jest to dobrowolne, część przedsiębiorców już zdecydowała się na wdrożenie KSeF, co wynika z licznych zalet, jakie z tym rozwiązaniem się wiążą. Ceni się m.in. wymienioną wcześniej automatyzację generowania i przesyłania faktur, co przekłada się na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu i skraca czas potrzebny na wykonywanie tych czynności. Dzięki KSeF obieg dokumentów zajmuje mniej czasu. Faktury w czasie rzeczywistym trafiają do adresata, który może szybciej uregulować należności. Atutem cyfryzacji jest łatwiejsze zachowanie porządku w dokumentach, szybsze przeszukiwanie i katalogowanie faktur. Nie ma obawy o to, że coś się zgubi.
Wyzwania związane z Krajowym Systemem e-Faktur
Patrząc na powyższe możliwości, łatwo się domyślić, że popularność KSeF będzie rosła jeszcze zanim będzie to obowiązkowe. Jednocześnie trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że rozwiązanie to jest nowe i wciąż udoskonalane. Jest kilka wyzwań, z jakimi trzeba się zmierzyć zwłaszcza na początku. Zalicza się tutaj koszty wdrożenia. Nie każde oprogramowanie księgowe będzie współpracować z KSeF i być może trzeba będzie w związku z tym przygotować się na nowe inwestycje. Tak samo konieczne mogą się okazać szkolenia pracowników i zmiany w procedurach.
Przyszłość fakturowania elektronicznego
Odkąd pojawiły się faktury elektroniczne, ich popularność nieustannie rośnie. Już teraz są powszechne i niebawem będą wypierać całkowicie faktury papierowe. Najpewniej KSeF będzie można integrować z coraz większą liczbą programów. Nie bez znaczenia jest nieustanny rozwój AI, czyli sztucznej inteligencji. Prawdopodobnie będzie to istotne dla funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, co jeszcze bardziej wpłynie na oszczędność czasu, wygodę i bezpieczeństwo. Warto przyjrzeć się temu ostatniemu. Już teraz faktury standaryzowane mają pewne zabezpieczenia, a najpewniej technologie służące zmniejszaniu ryzyka fałszowania dokumentów dalej będą rozwijane.
Podsumowanie
Faktury elektroniczne wykorzystuje się codziennie. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur procesy związane z obiegiem dokumentów mogą być jeszcze prostsze i wiązać się z większym bezpieczeństwem. Patrząc przez pryzmat korzyści, można przewidywać, że stanowią przyszłość fakturowania i są niezbędne dla cyfryzacji procesów biznesowych.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
