Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa każdy administrator danych osobowych ma obowiązek ich ochrony pod rygorem kary grzywny. W tym celu dokumenty zawierające dane osób fizycznych powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub skopiowanie przez osoby do tego nieuprawnione. Do przechowywania takich dokumentów przeznaczone są m.in. metalowe szafy na dokumenty, z zamkiem szyfrowym, szafy pancerne i ogniotrwałe.
Metalowe meble do przechowywania akt
Jedną z najczęściej stosowanych kategorii mebli biurowych przeznaczonych do bezpiecznego przechowywania ważnych dokumentów, które mogą zawierać informacje poufne, w tym dane osobowe osób fizycznych, są metalowe szafy na dokumenty. Najczęściej mają one formę zamykanych regałów zabezpieczonych drzwiami wyposażonymi w zamek tradycyjny, na klucz lub w wygodniejszy zamek szyfrowy. Z myślą o dokumentach zawierających tajne informacje stworzono specjalny rodzaj takich mebli. Są nimi szafy pancerne i ogniotrwałe, wyposażone w lepszej jakości zabezpieczenia przed włamywaczami, charakteryzujące się solidniejszą, specjalną konstrukcją, która dodatkowo chroni również przed ogniem. Metalowa szafa na akta lub dowolnie innego rodzaju dokumenty w formie papierowej to podstawowy element wyposażenia archiwów, różnego rodzaju instytucji i biur firmowych, zwłaszcza takich ich działów jak kadry czy księgowość.
Charakterystyka mebli metalowych
Profesjonalne szafy na dokumenty, o konstrukcji metalowej, wykonane są z zabezpieczonych przed korozją kątowników i płaskowników oraz blach stalowych zwykle malowanych proszkowo. Wyposażone są w metalowe półki o zwiększonym udźwigu oraz zamki zabezpieczające drzwi, zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych w takich meblach dokumentów. W przypadku pancernej szafy na dokumenty miejsce standardowego zamka zajmuje jego specjalistyczna wersja z solidnymi ryglami. Ściany i drzwi szafy pancernej wykonane są ze specjalnego rodzaju blachy o większej grubości. Szafy ogniotrwałe są z kolei wyposażone w warstwowe ściany i drzwi ze specjalnym ognioodpornym wypełnieniem, dzięki czemu przechowywane w ich wnętrzu dokumenty są dobrze chronione przed wysoką temperaturą i ryzykiem samozapłonu.
W celu poprawy bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów i w zgodzie z obowiązującymi zasadami RODO akta osobowe i innego rodzaju dokumenty zawierające dane osobowe osób fizycznych należy odpowiednio zabezpieczyć. Sprawdzonym wyborem są w tym przypadku różne rodzaje metalowych szaf na akta, zabezpieczonych zamkiem, oferujące znacznie wyższy poziom ochrony niż standardowe meble drewniane.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
