Wystawianie faktur to nieodłączny element działalności przedsiębiorców. Choć na pierwszy rzut oka może się wydawać, że cała filozofia sprowadza się do kliknięcia „wystaw fakturę” i podania kilku podstawowych danych, rzeczywistość jest bardziej skomplikowana. Współczesny świat biznesu wymaga elastyczności, błyskawicznego działania i maksymalnego ograniczania ryzyka błędów.
Wniosek, jaki stąd płynie, jest bardzo prosty: nowoczesny program do faktur nie może ograniczać się wyłącznie do wystawiania dokumentów. Wręcz przeciwnie, powinno być to narzędzie wszechstronne. A jeśli do tego jeszcze współpracuje z KSeF, obsługuje wiele języków i walut czy potrafi zintegrować się ze sklepem internetowym? Tym lepiej dla użytkownika-przedsiębiorcy.
Program do wystawiania faktur pomoże w prowadzeniu biznesu
Początki przygody z fakturowaniem bywają stresujące. Niedoświadczeni właściciele firm potrafią godzinami zastanawiać się nad układem faktury, doborem numeracji, zakresem danych czy wyborem odpowiednich stawek VAT. Dlatego właśnie intuicyjny interfejs to fundament każdego programu do wystawiania faktur.
Samo uproszczenie przygotowywania dokumentów to jednak dopiero początek. Gdy przedsiębiorstwo zaczyna się rozwijać, a liczba klientów, zamówień i dokumentów rośnie, oczekiwania wobec narzędzia rosną razem z nim. Nie chodzi już tylko o to, by dało się coś szybko wystawiać, ale żeby cały proces przebiegał płynnie, spójnie i był możliwie jak najbardziej zautomatyzowany.
To, co wyróżnia dobry program do faktur, to nie tylko możliwość wystawiania dokumentów, ale przede wszystkim jego wszechstronność. W jednym miejscu można zarządzać nie tylko fakturami, ale też płatnościami, danymi klientów, terminami, magazynem czy raportami sprzedaży (więcej o tym w dalszej części tekstu). Wszystko działa spójnie, bez konieczności ręcznego przenoszenia danych czy przełączania się między wieloma aplikacjami. To ogromna wygoda, która przekłada się na lepszą organizację i większą kontrolę nad firmowymi procesami.
Nowoczesny program do fakturowania wspiera nie tylko sprzedaż, ale całą księgowość
Nowoczesny program do fakturowania potrafi znacznie więcej niż tylko tworzyć dokumenty sprzedażowe. Pozwala on bowiem:
* generować korekty, faktury VAT marża itp. czy dokumenty cykliczne (automatyczne wystawianie faktur),
wystawiać paragony,
* prowadzić ewidencję VAT,
* obsługiwać faktury zakupu (a nawet, jak np. program Faktura VAT, prowadzić KPiR),
kontrolować płatności,
* wystawiać dokumenty w różnych walutach i językach,
* zsynchronizować te działania z prowadzeniem ewidencji magazynowej, sprzedażą internetową itp.,
* kontaktować się z kontrahentami w celu regulowania płatności.
Jak zatem widać, korzyści mogą być ogromne.
Prosty w obsłudze program do e-commerce
Niezwykle cenną funkcjonalnością jest możliwość prowadzenia gospodarki magazynowej (kartoteki WZ, PZ i MM). Ponadto, program może zsynchronizować dane z popularnymi platformami sprzedażowymi, w tym np. z Allegro, PrestaShop czy BaseLinker.
Dobre programy do faktur online umożliwiają eksport danych do różnych formatów plików (CSV, Excel, JPK), współpracują z drukarkami fiskalnymi, czytnikami kodów kreskowych, a nawet pozwalają na adresowanie listów i drukowanie etykiet wysyłkowych. W ten sposób faktura przestaje być tylko dokumentem – staje się ona za to częścią większego systemu zarządzania firmą.
Profesjonalne narzędzie do fakturowania staje się nie tylko elementem codziennej księgowości, ale realnym wsparciem w prowadzeniu biznesu (i nie ma w tych słowach dużej przesady). Taki program umożliwia bowiem podejmowanie trafniejszych decyzji, szybciej reaguje na zmiany i pomaga rozwijać firmę bez chaosu. W dłuższej perspektywie jest to nie wydatek, ale element strategii zarządzania – a dobrze zarządzana firma to firma, która rośnie.
Dostępnych funkcjonalności jest tak wiele, że nie sposób opisać wszystkie z nich w jednym tekście.
Dostęp online do faktur
W świecie, w którym coraz częściej pracujemy zdalnie, oczekujemy od oprogramowania elastyczności. Dobry program do wystawiania faktur musi działać nie tylko na komputerze stacjonarnym, ale także na tablecie, laptopie czy telefonie. Jest to istotne szczególnie dla osób mobilnych, które potrzebują dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca. Dzięki temu można bowiem szybko sprawdzić historię płatności, wysłać przypomnienie o należności albo wygenerować dokument sprzedaży w trasie.
Bezpieczeństwo w XXI w. to podstawa
Wybierając program do fakturowania, warto też przyjrzeć się kwestii bezpieczeństwa. Wiarygodny dostawca oprogramowania zadba nie tylko o szyfrowane połączenia i kopie zapasowe, ale także o zgodność z aktualnymi przepisami prawa. Regularne aktualizacje gwarantują, że narzędzie jest zawsze dostosowane do wymogów KSeF i pozwala bezpiecznie generować oraz przechowywać wszystkie dane klientów. Nie trzeba się obawiać przypadkowego wycieku danych ani utraty dokumentów – wszystko działa w tle, bez konieczności ingerencji użytkownika.
Prosty program daje sporo możliwości, w tym np. intuicyjne, szybkie wystawianie faktur korygujących
W przypadku błędów – które przecież zdarzają się każdemu – program do faktur pozwala na szybkie korygowanie dokumentów. Niewłaściwa stawka VAT? Zły numer konta? Nieprawidłowa data sprzedaży? Żaden problem. W nowoczesnym systemie wystarczy kliknięcie, by poprawić dokument, a korekta zostanie automatycznie powiązana z pierwotną fakturą. Wszystko zgodnie z przepisami, bez nerwów i papierologii.
Nowoczesna księgowość to więcej niż tylko fakturowanie
Choć samo wystawianie dokumentów to ważna funkcjonalność, na szczególną uwagę zasługuje możliwość zintegrowania programu z innymi modułami księgowymi – jak KPiR, VAT-7, PIT czy rejestry ZUS. Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie przenosić danych między różnymi systemami – wszystko dzieje się w jednym miejscu. Program może też automatycznie generować raporty sprzedaży, prowadzić rejestry płatności, kontrolować terminy przelewów do urzędów i przypominać o nadchodzących obowiązkach podatkowych. To nie tylko oszczędność czasu, ale i duży komfort psychiczny – przedsiębiorca nie musi się martwić, że coś przegapi i wpadnie w kłopoty z fiskusem.
Zaawansowane oprogramowanie księgowe oferuje również generowanie analiz i wykresów, które pozwalają szybko zorientować się w kondycji firmy. Jakie produkty sprzedają się najlepiej? Jak wygląda struktura kosztów? Którzy klienci zalegają z płatnościami? Wszystkie te dane są dostępne natychmiast, bez konieczności żmudnego przeglądania arkuszy kalkulacyjnych.
Nie każdy program do fakturowania będzie odpowiedni – warto zwrócić uwagę na potrzeby danej firmy
Decydując się na konkretny system, warto myśleć nie tylko o aktualnych potrzebach, ale też o perspektywie rozwoju firmy. Nawet jeśli teraz prowadzisz jednoosobową działalność, za kilka miesięcy możesz zatrudniać pracowników, sprzedawać za granicę, obsługiwać kilkaset klientów miesięcznie i potrzebować znacznie więcej niż prostego szablonu faktury. Dlatego dobrze wybrany program do faktur powinien rosnąć razem z firmą – oferować dostęp dla wielu użytkowników, pozwalać na prowadzenie kilku firm w jednej aplikacji, a także umożliwiać personalizację dokumentów i eksport danych w różnych formatach.
Nie bez znaczenia jest także możliwość obsługi różnych walut i języków – szczególnie jeśli planujesz ekspansję zagraniczną. Wystawienie dokumentu po angielsku, niemiecku czy francusku to w niektórych branżach standard, a automatyczne przeliczenie kwot według kursu NBP lub EBC to nie tylko oszczędność czasu, ale też gwarancja poprawności formalnej.
Nowoczesny program do faktur to dobry sposób na efektywną pracę. Podsumowanie
Podsumowując, program do fakturowania pozwala nie tylko na wystawianie dokumentów potwierdzających sprzedaż. Obecnie jest to tylko jedna spośród dziesiątek funkcjonalności. W dobrze dobranym programie przedsiębiorca może fakturować, zarządzać płatnościami, prowadzić magazyn, raportować do urzędów i mieć wszystko pod ręką – niezależnie od miejsca, czasu i urządzenia. Program do fakturowania staje się centrum zarządzania małym biznesem. A dobrze dobrany – eliminuje stres, minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas. Działa cicho, w tle, ale jego obecność czuć na każdym etapie prowadzenia firmy.
Na pierwszy rzut oka płatny program do fakturowania może wydawać się zbędnym wydatkiem – zwłaszcza gdy dostępnych jest tyle darmowych narzędzi, które „też wystawiają faktury”. Dla początkującego przedsiębiorcy to kusząca opcja. Jednak z czasem, gdy firma zaczyna się rozwijać, a liczba klientów i dokumentów rośnie, ograniczenia darmowego oprogramowania zaczynają być dotkliwe. Brakuje wsparcia technicznego, automatyzacji, synchronizacji z księgowością czy integracji z KSeF. Właśnie wtedy okazuje się, że inwestycja w profesjonalne narzędzie była dobrą decyzją – oszczędza czas, zmniejsza ryzyko błędów i daje większy komfort pracy.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
