Wprowadzenie do systemów CMMS: Przegląd funkcji i korzyści płynących z wdrożenia systemu CMMS w przedsiębiorstwie

Dążenie do ograniczania kosztów i zwiększania zysków to cel każdego przedsiębiorstwa. Takie działania będą z pewnością o wiele bardziej skuteczne z pomocą odpowiedniego oprogramowania. W przypadku Działów Utrzymania Ruchu takim programem jest system CMMS pozwalający na sprawne zarządzanie utrzymaniem ruchu w różnych zakładach produkcyjnych. Przekonajmy się, jakie funkcje ma system CMMS oraz jakie korzyści daje jego wdrożenie.

System CMMS – co to jest?

System CMMS (Computerized Maintenance Management System) opiera się na bazie danych, w której znajdują się informacje o maszynach stosowanych w przedsiębiorstwie. Są to m.in. daty awarii, przeglądów, a także dokumentacja techniczno-ruchowa. Na tej podstawie system CMMS może przewidzieć, kiedy z dużym prawdopodobieństwem wystąpi awaria któregoś z urządzeń i powiadomić operatora o konieczności dokonania przeglądów albo konserwacji, aby sprzęt działał bez zarzutów i nie spowodował żadnych przestojów w pracy.

System CMMS jest również wyposażony w bazę pracowników i zleceń, dzięki czemu z jego pomocą można w prosty sposób przydzielić każdej osobie odpowiednie zadanie. W ten sposób możliwe jest również odpowiednie zaplanowanie pracy zespołu, aby zlecenia zostały wykonane na czas.

Z pomocą systemu CMMS można także zarządzać posiadanymi zasobami części zamiennych – sprawdzać, czy zawsze na stanie znajduje się odpowiedni element, a jeśli została już wykorzystany, to złożyć na niego zamówienie, aby nigdy żadna maszyna nie spowodowała przestoju i nie generowała tym samym strat.

CMMS system – jakie funkcje oferuje?

Program CMMS pozwala na:

* prewencyjne utrzymanie ruchu – planowanie i realizowanie takich działań, dzięki którym nie wystąpią awarie, a przez nie przestoje w pracy. Na podstawie informacji o maszynach, dat ich przeglądów oraz wykonanych napraw system CMMS przewiduje, kiedy będzie konieczna ich konserwacja albo wymiana którejś części i informuje o tym użytkownika z odpowiednim wyprzedzeniem. W ten sposób można we właściwym czasie zlecić konserwację danego sprzętu i zapewnić jego stałą pracę;
* przydzielanie zleceń pracownikom – w systemie CMMS kierownik zmiany może w prosty sposób przydzielić pracownikom konkretne zadania. Każdy z nich może wtedy uruchomić listę zadań na komputerze lub smartfonie bez konieczności dowiadywania się o tych poleceniach osobiście;
 * łatwy dostęp do informacji – w systemie CMMS cała dokumentacja techniczna przechowywana jest w formie elektronicznej, dzięki czemu dostęp do odpowiedniej informacji można uzyskać w zaledwie kilka sekund. Wyszukiwanie odbywa z pomocą zaawansowanych mechanizmów filtrowania i sortowania, jest proste  i intuicyjne;
 * zarządzanie magazynem części zamiennych – system CMMS ma również dostęp do bazy magazynowej części zamiennych do maszyn. W ten sposób może wysłać użytkownikowi powiadomienie, jeśli któryś z zasobów zostanie wyczerpany i zajdzie konieczność uzupełnienia zapasów.

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu CMMS?

Wprowadzenie systemu CMMS do codziennej pracy to szereg korzyści takich jak:

* zmniejszenie liczby awarii i usterek – dzięki prewencyjnemu utrzymaniu ruchu można zminimalizować ryzyko awarii sprzętu niemal do zera. Wszystko dzięki regularnym przeglądom, konserwacji i bieżącej wymianie zużytych części na nowe. O wszystkich niezbędnych krokach system CMMS informuje z wyprzedzeniem – co najmniej kilkudniowym, aby możliwe było ustalenie planu działania. W ten sposób maszyny będą działać bez przestojów, a także nie ulegną większej awarii spowodowanej brakiem reakcji na mniejszą usterkę. W obu przypadkach wiąże się to z dużymi korzyściami finansowymi.
* lepsze zarządzanie zespołem – w systemie CMMS można ustalić, który z pracowników będzie odpowiadał za konkretne zadania, a także kiedy powinien je wykonać. W ten sposób zmniejsza się ryzyko pominięcia wykonania jakiegoś zadania – pracownik może w każdej chwili zajrzeć do systemu i upewnić się, czy wykonał wszystkie z nich. Co więcej, takie rozwiązanie skraca również czas potrzebny na zapoznanie pracowników z planem działania – nie muszą oni już osobiście udawać się do kierownika, aby dowiedzieć się, czym powinni się danego dnia zająć.
* brak konieczności korzystania z dokumentacji papierowej – dzięki wykorzystaniu systemu CMMS nie ma już potrzeby korzystania z dokumentacji w formie papierowej, gdyż wszystkie znajdujące się w niej informacje zostają przeniesione do bazy danych w chmurze. W ten sposób dostęp do niezbędnych informacji staje się znacznie łatwiejszy – wystarczy skorzystać z zaawansowanej wyszukiwarki, aby znaleźć pożądane informacje, bez konieczności wertowania wielu dokumentów. Dokumentację papierową można wtedy przenieść do innego magazynu i w ten sposób zyskać dodatkową przestrzeń w firmie.
* szerszy ogląd sytuacji w firmie – w systemie CMMS zostaje połączone wiele baz danych dotyczących różnych aspektów działalności przedsiębiorstwa, dzięki czemu można w prosty sposób wygenerować szczegółowe raporty i przeanalizować wynikające z nich trendy.

Jak widać, systemy CMMS to zdecydowanie dobra inwestycja dla Działów Utrzymania Ruchu.