Pół setki menedżerów, szefów projektów firm zrzeszonych w polskim oddziale IPMA (International Project Management Association - międzynarodowej organizacji specjalistów tzw. zarządzania projektami) uczestniczyło 5-6 września w dwudniowym sympozjum w Jastrzębskiej Spółce Węglowej. Spółka dzieliła się doświadczeniami z wdrażania własnej oryginalnej metodyki zarządzania.
Patronujące spotkaniu IPMA (w listopadzie 2017 r. JSW przystąpili do organizacji) oceniło, że przekształcenia w grupie JSW okazały się sporym sukcesem. Na powitanie prezes Daniel Ozon, jego zastępca ds. strategii i rozwoju Artur Dyczko oraz lider IPMA Polska Tomasz Leśniowski przypomnieli, z jakich tarapatów nie tak dawno wydostawała się jastrzębska spółka.
Głęboki kryzys zainspirował
Pod koniec 2016 r. JSW stała przed bankructwem i szukając ratunku postanowiła, że pod względem zarządzania zmieni się w tzw. organizację projektową. Prace ruszyły w marcu 2017 r. z udziałem najaktywniejszych młodych menedżerów. Adam Getler, koordynator ds. zarządzania Portfelem Projektów GK JSW podkreśla, że projektowe podejście do zarządzania jest w świecie rozpowszechnione i nie opiera się bynajmniej na wiedzy tajemnej. Wymaga zerwania z rutyną i zdroworozsądkowego spojrzenia na ponoszone wysiłki i ich rezultaty. Sprzyja dostrzeżeniu nowych, dotąd ukrytych wartości. W spółkach takich jak gigant górniczy nie może też oznaczać rewolucji, by nie zaburzyć ciągłości wydobycia węgla koksowego.
- Od początku wiedzieliśmy, że proces wdrażania strategii musi być monitorowany i w pełni skalowalny. Dlatego opracowaliśmy własną metodykę zarządzania projektami, zarządzania strategicznego i standaryzacji - mówi wiceprezes Artur Dyczko.
Skalę przedsięwzięcia przedstawił na sympozjum Sebastian Wąs, kierownik Zespołu Strategii w Biurze Strategii i Rozwoju JSW, opisując zamierzenia strategiczne spółki do 2030 r.
Zapracować na zaufanie górników
Ekspert Krzysztof Witkowski z rzeszowskiej firmy doradczej Universe-IBS, który wspólnie z Sewerynem Tchórzewskim (wykładowcą, konsultantem i trenerem, szefem projektów PRINCE2 i IPMA-C) wprowadzał zespół JSW w arkana zarządzania projektowego, zwracał uwagę, że firma górnicza odznacza się nie tylko ogromną skalą, ale też hierarchicznością, skostniałymi nieraz nawykami działania.
- Wypracowanie zaufania górników jest bardzo trudne - mówił Witkowski, tłumacząc, że zmiany musiały wywoływać opór w grupie zatrudniającej prawie 30 tys. pracowników.
Liderów spółki nie trzeba było przekonywać, zarząd JSW zatwierdził pod koniec 2017 r. nową strategię spółki do 2030 r. Aby dobrze zrealizować wielomiliardowe inwestycje np. w zagospodarowanie metanu z kopalń, czy dywersyfikację produkcji z wykorzystaniem „odpadowego” dotychczas gazu koksowniczego, idealny okazał się podział poszczególnych inwestycji na projekty. Teraz JSW w nowy sposób zarządza już 32 projektami w 6 grupach, o budżecie – bagatela! - 1,2 mld zł. Nowych projektów wciąż przybywa, do końca roku ma ich być ok. 60 lub więcej. Konieczne okazało się jednak opracowanie własnych, dopasowanych do górnictwa, metod zarządzania.
- Tu nie mieliśmy do czynienia ze standardowymi projektami typu unijnego, gdzie można przeszkolić ludzi w pół roku. Perspektywa w górnictwie jest co najmniej pięcioletnia, a często mierzona dekadami - opisywał Krzysztof Witkowski, dodając, że w firmie na progu bankructwa „margines błędu nie istniał”.
W JSW za punkt wyjścia wybrano tzw. metodykę zwinną (z ang. agile). Wynaleziono ją na początku XXI w. dla programistyki w USA. Szybko zrobiła jednak uniwersalną karierę. W tzw. manifeście agile figurują tylko 4 zasady: ludzie i interakcje między nimi stoją ponad procesami i narzędziami; ważniejsze, by oprogramowanie działało, niż aby posiadało obszerną dokumentację; współpraca z klientem jest istotniejsza, niż formalne ramy i ustalenia; reagowanie na zmiany stoi ponad podążaniem za planem.
Podczas sympozjum uczestnikom zaproponowano m.in. warsztaty, na których w grupach zadaniowych zaznajamiali się z rozwiązywaniem problemów przy pomocy nowego typu metod menedżerskich.
Trzystu przeszkolonych
W drugiej połowie 2017 r. rozpoczęto w JSW szkolenia kilkuset pracowników z zarządzania projektami. Wybrano kierowników zespołów projektowych i ludzi, którzy zasilą tzw. komitety sterujące projektów. Zarząd JSW wytypował 16 osób do specjalnego szkolenia (uzyskali po nim międzynarodowe certyfikaty IPMA na poziomie D). W nowe kompetencje zarządzania projektami wyposażono w sumie ok. 300 ludzi, planowane są wznowienia szkoleń dla kolejnych pracowników.
Andrzej Szymała, kierownik projektu zagospodarowania metanu do produkcji prądu i ciepła, opowiedział na sympozjum, jak przebiega jego wdrażanie w kopalniach Knurów-Szczygłowice i Budryk. Działania w obu zakładach połączono w jeden projekt. Pozwala to wykorzystać bliskość kopalń, umożliwia np. wspólne zakupy - wytwarza więc realną korzyść z synergii.
Swoimi doświadczeniami dzielili się też Krzysztof Szymański i Rafał Stelmaszczonek ze współpracującej w przedsięwzięciu z JSW firmy Advicom - specjaliści od wykorzystania oprogramowania informatycznego klasy EPM (Enterprise Project Management - bazy danych, narzędzi do analizy, kontroli i zarządzania budżetem i zasobami w portfelach projektów w dużych firmach). Sporo okazji do wymiany spostrzeżeń i wniosków było też w kuluarach. W czwartek goście sympozjum pojechali do kopalń i zakładów JSW zobaczyć na własne oczy, jak się wdraża projekty.
O możliwościach wsparcia ze strony Stowarzyszenia IPMA Polska mówiła Wioletta Kastrau, dyrektor ds. rozwoju, produktów i usług. A dokonania Śląskiej Grupy Regionalnej IPMA Polska przedstawili przewodniczący Rady ŚGR Seweryn Tchórzewski i jego zastępca Mateusz Trzeciak.
- Na przykładzie JSW chcieliśmy przekonać tych, którzy przymierzają się do przejścia na zarządzenie projektami w swoich firmach, że się da! - mówił doradca Krzysztof Witkowski. - Czasem jest tak, że trzeba uwolnić się od okowów korporacji. Po prostu cofnąć się i zacząć zarządzać bardziej po ludzku – dodawał.
O sukcesie decydują ludzie
Uzmysławiał, że tym, co decyduje o sukcesie w podejściu projektowym do zarządzania firmą są przede wszystkim ludzie, wnoszący swoje niepowtarzalne zalety osobowości, uwalniający pomysłowość i sprawność w rozwiązywaniu problemów.
W czerwcu tego roku „Projekt wdrożenia metodyki zarządzania programami i projektami w grupie kapitałowej JSW” zgłoszono do konkursu Polish Project Excellence Award 2018.
- Wierzę głęboko w pragmatyzm i logikę naszej strategii, wierzę w pracę zarówno zarządu, jak i załogi, która potrafiła w najtrudniejszych chwilach zjednoczyć się dla ratowania spółki - mówi wiceprezes Artur Dyczko. Zaznacza, że zasadnicze jest dla JSW koncentrowanie się wokół wydajnej produkcji węgla koksowego i koksu. Natomiast przyszłość firmy tkwi w wykorzystaniu całego łańcucha produktów od węgla do węglopochodnych, ciągłym szkoleniu pracowników i racjonalnym przygotowaniu produkcji. Wszystkim tym celom sprzyjać będzie organizacyjna dojrzałość firmy, w której osiągnięciu wybitnie pomaga właśnie zarządzanie projektami.
