Informatyka jest narzędziem

Wraz z pojawieniem się komputerów rozpoczęło się ich wprowadzanie do dużych firm, najpierw do księgowości, płac, działów zaopatrzenia itd. KGHM zawsze nadążała za nowinkami technicznymi, często była w grupie pionierów wykorzystujących ciekawe rozwiązania.

Dziś w branży górniczej jest liderem IT, co nie znaczy, że w informatyzacji tej spółki wszystko przebiegało bez zgrzytów. W Raporcie z 2006 roku dotyczącym oceny sytuacji KGHM czytamy, że m.in.: „zidentyfikowano szereg nieuzasadnionych lub nieprawidłowo przeprowadzonych przedsięwzięć.” Pociągnęły one wydatki 12,8 mln zł. Zapewne można było tych błędów uniknąć.

– Słowo informatyzacja budzi mój sprzeciw, ponieważ kojarzy się z projektami, w których zakup oprogramowania czy sprzętu był niejako celem samym w sobie. A przecież nie o to chodzi. Informatyka jest jedynie narzędziem wspierającym procesy gospodarcze w firmie. Musi być podporządkowana celom biznesowym. Narzędzia informatyczne wspierają zmianę w jakimś konkretnym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa, na przykład restrukturyzację, metody sprzedaży, rozliczanie usług zewnętrznych. Częstym problemem, który odnotowano także w KGHM, jest zła współpraca informatyki z biznesem. Ten brak skutkuje z jednej strony słabym wspieraniem potrzeb firmy przez narzędzia informatyczne a z drugiej nieuzasadnionym wzrostem kosztów inwestycji i utrzymania narzędzi informatycznych – mówi Piotr Pawłowski, dyrektor Centralnego Ośrodka Przetwarzania Informacji.

Jeśli w firmie nie ma jednej spójnej koncepcji prowadzenia procesów gospodarczych i scentralizowanej kompetencji w zakresie utrzymania i rozwoju systemów informatycznych, skutkiem bywa nadmiar systemów, które się dublują, co siłą rzeczy prowadzi do wzrostu kosztów i problemów z ich koordynacją. KGHM intensywnie pracuje nad tym, aby procesy gospodarcze były wspierane zestandaryzowanymi rozwiązaniami, dopasowanymi do potrzeb klientów biznesowych. Sukcesywnie wyłaniane i wdrażane narzędzia, takie jak, m.in. systemy: Archiwizacji i Obiegu Dokumentów; Bilansowania i Rozliczania Energii Elektrycznej; Informacji o Terenie; Zarządzania Przedsiębiorstwem SAP, stają się sukcesywnie bazą do zaspokajania wciąż rosnących potrzeb firmy.

W 2001 roku, wraz z utworzeniem Centralnego Ośrodka Przetwarzania Informacji w KGHM, rozpoczął się ważny etap w procesie zapewnienia firmie profesjonalnych usług i narzędzi informatycznych. Oddział COPI, który powstał na bazie rozproszonych początkowo zasobów kadrowo-sprzętowych oddziałów, liczy obecnie 190 specjalistów i świadczy usługi dla wszystkich oddziałów i części spółek Grupy Kapitałowej KGHM a jego zadaniem jest jak najlepsze zaspokajanie teleinformatycznych potrzeb swoich klientów, przy jak najniższych kosztach.

Presja na obniżenie kosztów

– We wszystkich firmach jest presja na obniżenie kosztów. Wierzę, że znakomitym środkiem wiodącym do tego celu jest traktowanie informatyki i wszelkich działalności pomocniczych jako usługi wewnętrznej. Usługi te powinny być świadczone według opisanych zasad dotyczących ich utrzymania i rozwoju, mieć ustalona cenę i dawać klientom możliwość dostosowywania wielkości zamówienia i funkcjonalności do zmieniających się potrzeb. Nasz ośrodek kompetencyjny jest rozliczany z relacji ceny do stopnia zaspokojenia potrzeb firmy – podkreśla Piotr Pawłowski.
W KGHM realizowana jest modyfikowana i dostosowywana do zmieniających się realiów strategia informatyzacji, opisująca najistotniejsze cele, jakie spółka stawia sobie w tym obszarze. Według niej Centralny Ośrodek Przetwarzania Informacji utworzono, by efektywniej wykorzystać zasoby teleinformatyczne. Nastąpiła centralizacja służb informatycznych i telekomunikacyjnych.
– Cytując strategię, naszym nadrzędnym celem jest zbudowanie technologicznych i organizacyjnych struktur efektywnie wspierających podmioty Grupy Kapitałowej KGHM w osiąganiu założonych celów biznesowych przy zachowaniu minimalnego całkowitego kosztu ich utrzymania – mówi dyrektor COPI.

Zintegrowany System Zarządzania

COPI jest służbą wewnętrzną, oferującą dostęp do kilkudziesięciu zdefiniowanych usług informatycznych, w tym: stanowisk roboczych, sieci lokalnej, poczty elektronicznej, Internetu, Intranetu i wielu systemów specjalistycznych. Odpowiada za bezpieczeństwo teleinformatyczne we wszystkich oddziałach spółki.
Jedna z ważniejszych usług, dostarczanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Przedsiębiorstwem SAP/R3

ma stanowić podstawę do bieżącej analizy działalności, planowania i wspierania procesów decyzyjnych. Jest ona ciągle rozwijana. Aktualnie jeden z głównych obszarów rozwoju to narzędzia Business Intelligence, które umożliwiają szybkie i ergonomiczne docieranie do informacji istotnych z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem. W oparciu o system SAP R/3 funkcjonują między innymi procesy finansowo-księgowe obsługiwane przez Centrum Usług Księgowych KGHM. Dalszy rozwój i centralizacja tych usług będzie możliwa dzięki uruchomionemu w oparciu o R/3 elektronicznemu obiegowi dokumentów księgowych.

Moduły systemu SAP w KGHM, wspierane przez dodatkowe systemy, mają coraz większe znaczenie w działalności wydobywczej. Przykładowo wdrażany system Infor EAM zintegrowany z modułem PM systemu R/3 pozwoli na dokładniejszą analizę kosztów utrzymania maszyn dołowych i rozliczania pracy zewnętrznego serwisu.
Z innych aktualnie rozwijanych obszarów o kluczowym znaczeniu dla KGHM, w których narzędzia informatyczne pełnią istotną rolę, należy wymienić centralizację zakupów oraz ujednolicenie zasobów i narzędzi służących planowaniu i rozliczaniu produkcji górniczej.

W pierwszym przypadku narzędziem wspierającym te procesy jest oprogramowanie Marketplanet, którego wdrożenie jest jednym z elementów zmian organizacji zakupów w KGHM.
Drugi temat realizowany jest jako program małych projektów, w których prowadzone są działania ujednolicające procedury i narzędzia wykorzystywane przez poszczególne oddziały górnicze.
Ważne dla jakości świadczonych usług było uruchomienie w COPI centralnego systemu obsługi zgłoszeń serwisowych (Service Desk). Ułatwia to terminowe, zgodne z przyjętymi ustaleniami, rozwiązywanie pojawiających się problemów. Jego wdrożenie miało wpływ na uzyskanie przez oddział w roku 2004 certyfikatu Ośrodka Specjalizacji Klienta SAP.
Narzędzia informatyczne nie muszą być kosztowne. Często proste rozwiązania, dobrze dopasowane do potrzeb firmy, czasami oparte o programowanie open source, znakomicie zaspokaja potrzeby firmy.

Stawiają na open source

– Jednym z zadań takiej organizacji jak COPI jest chronienie wewnętrznych klientów przed często agresywnym marketingiem i działaniami sprzedażowymi dostawców zewnętrznych.
Często potrzeby firmy można zaspokoić bez kosztownych zakupów i wdrożeń, bądź poprzez proste rozszerzenie funkcjonalności już posiadanych systemów, bądź poprzez zastosowanie stosunkowo tanich rozwiązań opartych na oprogramowaniu open source. Warto podkreślić że oprogramowanie open source jest coraz szerzej stosowane przez wiele firm i jest coraz lepiej wspierane przez komercyjne organizacje. Wykorzystanie tego oprogramowania nie tylko obniża koszty, ale także pozwala budować samodzielność i bezpieczeństwo informatyczne. Uniezależnia nas od jednego dostawcy. Coraz częściej firmy płacą za usługę, nie wiążąc się licencjami. Również w KGHM, tam, gdzie to możliwe, szukamy tańszych alternatyw, na przykład w przypadku portalu korporacyjnego, systemach zarządzania dokumentami czy plikami skompresowanymi, a także w filtrowaniu treści internetowych. Wierzę w rozwój modelu biznesowego opartego na open source – zapewnia Piotr Pawlowski.