Dlaczego warto przetestować CRM przed jego zakupem?

System CRM wpływa na wiele procesów w Twojej firmie. Dzięki niemu możesz znacznie poprawić wyniki sprzedażowe, zwiększając przy tym efektywność pracowników i satysfakcję klientów...

Te korzyści sprawiają, że zainteresowanie tego typu oprogramowaniem od lat utrzymuje się na wysokim poziomie. Rynek nie pozostaje na to obojętny – możesz wybierać spośród naprawdę wielu dostępnych systemów. Jednak jakie cechy powinien posiadać ten idealny?

Właśnie o tym piszemy poniżej. Dowiedz się, jak dokonać przemyślanego zakupu i zyskać pewność, że wybrany CRM to najlepsza opcja dla Twojej firmy.

Czym właściwie jest CRM?

CRM to skrót od Customer Relationship Management. Systemy CRM służą więc do zarządzania relacjami z klientami. Pomagają usprawnić niemalże każdy proces związany z ich pozyskaniem, a także późniejszą obsługą.

Dzieje się tak przede wszystkim za sprawą możliwości gromadzenia danych w jednym miejscu. Jest to równoznaczne z tym, że każdy zyskuje wygodny i błyskawiczny dostęp do informacji, a każda interakcja klienta z Twoją firmą zostaje odnotowywana.

Warto jednak zdawać sobie sprawę, że nowoczesne systemy CRM nie ograniczają się jedynie do funkcji przydatnych w sprzedaży czy obsłudze klienta. Oferują one rozwiązania, które ułatwiają pracę zespołu i wpływają na wydajność całej organizacji.

Są to między innymi następujące rozwiązania:

• zarządzanie informacjami o kontrahentach,
• gromadzenie historii relacji z klientem,
• ofertowanie i obsługa zamówień,
• możliwość tworzenia zadań i zarządzania czasem pracy członków zespołu,
• tworzenie planów i systemów prowizyjnych dla pracowników,
• zarządzanie projektami,
• zarządzanie towarami,
• elektroniczny obieg dokumentów i możliwość ich edycji,
• dostęp do raportów i analiz,
• obsługa poczty e-mail i możliwość przeglądania korespondencji.

I wiele więcej!

Kiedy warto zainwestować w oprogramowanie CRM?

System CRM może pozytywnie wpłynąć na wiele aspektów funkcjonowania Twojej firmy. Tak naprawdę trudno wyobrazić sobie przedsiębiorstwo, które nie zyskałoby na jego wdrożeniu. Przyda się on wszędzie tam, gdzie zatrudnia się co najmniej kilka osób i dba o jak najlepsze relacje z klientami.

Istnieją jednak sytuacje, które bardzo wyraźnie wskazują na to, że potrzebujesz systemu CRM. Koniecznie zastanów się nad jego wdrożeniem, jeżeli:

• klienci narzekają na brak personalizacji i zbyt długi czas obsługi,
• wyniki sprzedażowe Twojej firmy pozostawiają wiele do życzenia,
• nie zbierasz w jednym miejscu danych na temat klientów,
• Twoja firma zmaga się ze złym przepływem informacji lub po prostu zależy Ci na poprawie komunikacji wewnętrznej,
• generujesz wiele dokumentów, które często się gubią lub występują problemy z ich odnalezieniem,
• chcesz lepiej delegować zadania i oceniać pracę swoich pracowników.

Rodzaje oprogramowania CRM

Na rynku funkcjonują dwa podstawowe rodzaje systemów CRM. Zapoznaj się z nimi i zadecyduj, który najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.

• CRM w chmurze (SaaS) – to CRM, do którego dostęp zyskujesz po zalogowaniu się na stronę. Nie jest wymagana dodatkowa instalacja. Płatność za tego typu rozwiązania odbywa się w modelu abonamentowym – oznacza to, że co miesiąc płacisz określoną sumę, a jeśli tego nie zrobisz, tracisz dostęp do narzędzia.
• CRM instalowany lokalnie – jak łatwo się domyślić, chodzi tu o oprogramowanie instalowane na Twoim serwerze. Takie rozwiązanie umożliwia zazwyczaj konfigurację narzędzia i możliwość dostosowania go do swoich potrzeb. Płatność jest zazwyczaj jednorazowa, chyba że ustalisz inne warunki z dostawcą systemu.

Warto wspomnieć również, że istnieją oprogramowania CRM przeznaczone dla konkretnych branż (np. budowlanej), a także uniwersalne, które bez ograniczeń można wykorzystywać w działalnościach o dowolnym profilu.

O co zapytać dostawcę przed zakupem oprogramowania CRM?

Wybór konkretnego rozwiązania musisz uzależnić przede wszystkim od potrzeb Twojej firmy i specyfiki branży, w której działasz. Pamiętaj, że najlepszą wiedzę na temat danego systemu CRM ma jego dostawca. Nie wahaj się zadawać mu pytań, które utwierdzą Cię w Twojej decyzji.

Upewnij się przede wszystkim co do:

• Funkcji danego rozwiązania. Zweryfikuj, czy odpowiadają one na potrzeby Twojej firmy.
• Możliwości integracji z innymi narzędziami, z których korzystasz. Taka opcja znacznie ułatwi Ci wykonywanie codziennych obowiązków.
• Ceny danego rozwiązania. To oczywiste, że budżet ma znaczenie.
• Obsługi klienta – sprawdź, czy dany dostawca oferuje wsparcie – możesz go potrzebować zwłaszcza na początkowym etapie korzystania z systemu.
• Możliwości przeprowadzenia testów. To one pozwolą Ci nabrać ostatecznej pewności co do funkcjonalności danego systemu.

Pamiętaj, aby wcześniej przemyśleć kilka kwestii. Przede wszystkim zastanów się, w jakim dokładnie celu chcesz wdrożyć system CRM. Określ, jakie wskaźniki chcesz poprawić i jakie procesy usprawnić. Przemyśl również swój budżet, to wszystko pomoże Ci dokonać optymalnego wyboru.

A może wersja demo do testów?

Decydując się na zakup konkretnego systemu, nie warto polegać jedynie na cudzych opiniach. Zamiast tego możesz samodzielnie przetestować dane rozwiązanie i podjąć decyzję na podstawie własnych doświadczeń.

GoNet CRM udostępnia Ci taką możliwość. Po wypełnieniu formularza możesz testować system bez ograniczeń przez okres 3 tygodni i to w oparciu o własne dane. W razie potrzeby konsultanci mogą pomóc Ci je zaimportować, a następnie odpowiednio skonfigurować program. 

Istnieją trzy wersje systemu do pobrania.

1. Wersja podstawowa. To prosta i przejrzysta wersja systemu, która umożliwia sprawne zarządzanie danymi klientów oraz ułatwia pracę zespołu. Pozwala także na obsługę poczty email oraz prowadzenie elektronicznej bazy dokumentów.
2. Wersja pełna. Posiada te same możliwości, co wersja podstawowa, ale jest przy tym rozbudowana o dodatkowe moduły; ofertowanie i zamówienia (graficzne oferty, monitoring zamówień), praca projektowa, integracja z programem fakturującym (windykacja, naliczanie prowizji, analizy sprzedaży) i wiele więcej.
3. Wersja mobilna. Umożliwia ona zarządzanie kontrahentami i kontaktami, odbieranie i wysyłanie poczty firmowej. Daje również możliwość przeglądania korespondencji, a także edycji dokumentów.

Istnieje również możliwość zorganizowania prezentacji, w której trakcie dokładnie poznasz funkcje narzędzia. Może się ona odbyć zarówno w formie stacjonarnej, jak i online.

Zachęcamy do testowania i zadawania pytań!

Podsumowanie

Najlepszy system CRM to taki, który w maksymalnym stopniu spełnia potrzeby Twojej firmy. Pierwszym krokiem do jego odnalezienia jest więc precyzyjne określenie swoich wymagań wobec oprogramowania. Kolejnym etapem powinno być jego przetestowanie.

Tylko testy dadzą Ci bowiem ostateczną pewność co do tego, czy dany CRM rzeczywiście jest tak efektywny, jak przedstawia to jego dostawca. Zwróć uwagę również na to, jak długi jest okres testowy. Trzy czy nawet siedem dni na przetestowanie tak złożonego systemu to zdecydowanie za mało. Upewnij się również, że istnieje możliwość pracy na własnych danych.

Życzymy powodzenia i przemyślanego wyboru!