\"Bogdanka\": Wdrażanie systemów informatycznych kluczem do optymalizacji procesów biznesowych.
Przetarg na wdrożenie GSI wygrało w 2007 roku konsorcjum, w skład, którego weszły Instytut Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią Polskiej Akademii Nauk w Krakowie – lider konsorcjum oraz Przedsiębiorstwo Robót Geologiczno-Wiertniczych Sp. z o.o. w Sosnowcu. Wdrożenie systemu obejmowało zakup i instalację pakietu programów służących do harmonogramowania i planowania robót górniczych.
Główną zaletą zaproponowanego przez konsorcjum rozwiązania jest zmiana dotychczasowej filozofii harmonogramowania i oparcie całego planowania eksploatacji na stworzonym cyfrowym geologicznym modelu złoża, zawierającym takie dane, jak: jakość kopaliny, miąższość złoża, przerosty itp. Obecnie w polskim górnictwie podziemnym jest to jedyne przedsięwzięcie tego typu.
Dotychczas do planowania produkcji w kopalni stosowano odpowiednio zaprogramowany arkusz Excela, w którym wykonywanie harmonogramu jest stosunkowo proste, a wyniki otrzymywane pokrywają się, w dość dobrym stopniu, z rzeczywistością. Ponadto niewątpliwą zaletą arkusza jest, w przypadku planowania biegu ścian, praktycznie nieograniczona możliwość wprowadzania zmian po wybiegu planowanej ściany. Dotyczy to np. poszerzania lub skracania długości ściany na jej wybiegu, przechodzenia ścianą przez różnego rodzaju przecinki technologiczne itp.
Wdrażany pakiet programów składających się na GSI w LW Bogdanka SA posiada pewne ograniczenia wynikłe głównie z konieczności uproszczenia implementowanego modelu informacyjnego. Obecnie trwają intensywne prace w zakresie podniesienia dokładności szacowania zaplanowanego wydobycia z wyrobisk eksploatacyjnych i zrównania go z poziomem obliczeń uzyskiwanych przy użyciu tradycyjnego arkusza Excela.
Całość prac związanych z rozbudową Górniczego Systemu Informacyjnego podporządkowuje się obecnie uzyskaniu wymiernych efektów z realizacji harmonogramów produkcji w oparciu o pełną integrację parametrów jakościowych i ilościowych opisujących eksploatowane złoże, umożliwiając tym samym odpowiednim służbom kopalni szybszy i precyzyjniejszy odczyt większej ilości parametrów wykonanego harmonogramu.
Górniczy System Informacyjny obejmujący obecnie całość działań składających się na szeroko rozumiane zarządzanie złożem, jest jednym z elementów prac nad wprowadzeniem w kopalni kompleksowego systemu informatycznego klasy ERP. Przypomnijmy, że system ERP to metoda planowania, początkowo obejmująca wszystkie wewnętrzne procesy biznesowe – takie jak finanse, produkcja i dystrybucja – później rozszerzona na inne funkcje, począwszy od kontaktów z dostawcami, a skończywszy na kosztorysowaniu prowadzonej produkcji podstawowej.
Mapa procesów biznesowych
Jak powszechnie się dziś uważa podstawą udanego wdrożenia systemu klasy ERP w tak dużym i złożonym przedsiębiorstwie, jak kopalnia węgla kamiennego, która w przypadku „Bogdanki” jest także spółką handlową, jest konieczność wcześniejszego zdefiniowania wszelkich realizowanych w kopalni procesów biznesowych.
Tematu opisania procesów biznesowych lubelskiej kopalni podjęło się w 2008 roku inne konsorcjum, którego liderem również był Zakład Pozyskiwania Surowców Mineralnych Instytutu Gospodarki Surowcami Mineralnymi i Energią PAN w Krakowie, a członkiem poznańska firma informatyczna Eurosoft Invent Sp z oo.
Rozwiązaniem zmierzającym do osiągnięcia postawionego celu było zaproponowanie władzom spółki budowy mapy procesów biznesowych i związanego z tym bezpośrednio tzw. procesowego podejścia do zarządzania organizacją. W efekcie realizowanych prac podjęto próbę opisania podstawowych założeń pełnej integracji istniejących tradycyjnych obszarów funkcjonalnych. Zespół Projektowy pracy pt. „Mapa Procesów Biznesowych w Lubelski Węgiel „Bogdanka” SA tworzyli przedstawiciele kopalni tzw. „kluczowi użytkownicy obszarów”, dobrani na podstawie kompetencji, zwykle właściciele procesów realizowanych w wyselekcjonowanych w drodze dyskusji najistotniejszych z punktu widzenia realizowanej analizy obszarach funkcjonalnych przedsiębiorstwa.
W projekcie „Analiza procesów biznesowych w LW „Bogdanka” SA brało udział 64 pracowników kopalni – Kierownik projektu, 60 użytkowników kluczowych oraz 3 specjalistów ds. procesów (w tym jeden z nich dodatkowo pełnił funkcję wsparcia IT, a drugi rolę sekretarza projektu), choć początkowo zakładano, że w projekcie weźmie udział 30 użytkowników kluczowych. Prace i spotkania zespołu projektowego odbywały się w trybie ustalonym w harmonogramie projektu. Były to przeważnie spotkania indywidualne kluczowych użytkowników ze specjalistami z konsorcjum i specjalistami ds. ARIS (narzędzi informatycznych), natomiast w przypadku problemów z identyfikacją poprzedników lub „odbiorców” procesów organizowano spotkania grupowe.
Ważną rolę w realizacji projektu odegrali tzw. „Specjaliści ds. procesów” – grupa pracowników LW „Bogdanka” SA, która została przeszkolona w zakresie projektowania i doskonalenia procesów biznesowych przy wykorzystaniu zakupionego do tych celów oprogramowania. Na etapie budowy założeń projektowych określono również rolę i zaangażowanie pracownika działu IT kopalni, który zgodnie z założeniami miał być odpowiedzialny za wsparcie użytkowników kluczowych oraz pozostałych członków zespołu projektowego w zakresie wykorzystania infrastruktury IT w LW „Bogdanka” SA na potrzeby projektu.
W efekcie prac projektowych zidentyfikowano łącznie 504 procesy, choć początkowo zakładano, że użytkownicy zidentyfikują zaledwie około 170 procesów biznesowych na poziomie operacyjnym.
W wyniku identyfikacji problemów rozpoczęto optymalizację niektórych obszarów działalności Spółki. Zaproponowano pomysły optymalizacji kluczowych obszarów spółki, w tym m.in. logistyki, gospodarki materiałowej, finansów, przygotowania produkcji czy marketingu. Proponowane zmiany były dwojakiego rodzaju. Pierwsze dotyczyły w większości powołania nowych – wcześniej nieistniejących w spółce – komórek organizacyjnych, drugie zaś sprowadziły się do propozycji pogłębiania świadomości procesowej w przedsiębiorstwie w wyniku kontynuacji prac związanych z osiągnięciem efektu aktywnego utrzymywania i wykorzystywania mapy procesów przez kierowników komórek organizacyjnych.
Większość zaproponowanych zmian zostało przyjętych przez władze spółki i zgodnie z sugestiami specjalistów z konsorcjum opracowano i wdrożono w kopalni nowy regulamin organizacyjny.
Powstałe dzięki opisowi stanu obecnego i analizie bazodanowej informacje powinny zostać w niedalekiej przyszłości wykorzystane przez LW „Bogdanka” SA do dalszego rozwoju organizacyjnego oraz wprowadzenia efektywnego systemu zarządzania procesami (klasy ERP).
Przy optymalizacji procesów biznesowych lubelskiej „Bogdanki” wzięto pod uwagę różne czynniki, między innymi te dotyczące kultury organizacyjnej typowej dla przedsiębiorstwa wydobywczego, czy też założenia strategiczne, niemniej nikt nie zakładał, że w ciągu zaledwie kilku tygodni wcześniej wyseparowane obszary potencjalnych usprawnień ustąpią miejsca zmianom dyktowanym przez potrzebę chwili – debiut na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie.
Nie znaczy to oczywiście, że dokonana analiza procesowa straciła cokolwiek ze swojej aktualności, wręcz przeciwnie zyskała nowy wymiar, stając się fundamentem zmian, w których założenia strategiczne dotyczące rozwoju organizacji – prywatyzacja i szybki debiut giełdowy – wymuszają już dziś na władzach spółki przewartościowanie dotychczasowych priorytetów optymalizacyjnych.
