NIK: o przechowywaniu dokumentów dotyczących emerytur

Najwyższa Izba Kontroli ostrzega: system przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej jest nieskuteczny i nie zapewnia wszystkim możliwości dotarcia do dokumentacji sprzed 1999 r. Pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy nie mieli wpływu na to, do którego przechowawcy trafiły dokumenty potwierdzające przebieg ich zatrudnienia. Tymczasem od tego może zależeć wysokość rent i emerytur, bo dokumenty przechowywane przez podmioty nieupoważnione nie są przez ZUS uznawane i nie pozwalają na otrzymanie pełnych świadczeń emerytalno-rentowych.

W dodatku nie utworzono jednej bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji. Dlatego jej poszukiwanie może być długie i skomplikowane, a w niektórych przypadkach zakończyć się wręcz niepowodzeniem. 

Wiele osób, które pracowały przed 1999 r. w nieistniejących już dzisiaj zakładach pracy, ma problemy z udokumentowaniem zarobków na potrzeby ustalenia kapitału początkowego i wyliczenia wysokości emerytur.

NIK zauważa, że państwo po transformacji nie stworzyło systemu przechowywania dokumentacji osobowo - płacowej sprzed 1999 r. zapewniającego jednolite traktowanie wszystkich obywateli, bez względu na to, u których pracodawców byli zatrudnieni. Pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy nie mieli wpływu na to, do którego przechowawcy trafiły dokumenty potwierdzające przebieg ich zatrudnienia. Mimo to miejsce przechowywania dokumentacji - zarejestrowane bądź niezarejestrowane - ma dzisiaj znaczący wpływ na to, czy przez ZUS będzie ona traktowana jako wiarygodny dowód, wystarczający do obliczenia wynikającej z dokumentów wysokości emerytury, czy też nie.

Bowiem ZUS - zgodnie z przepisami - do wyliczenia kapitału początkowego, uwzględnia dokumentację płacową zlikwidowanych zakładów pracy tylko wtedy, kiedy ta została poświadczona za zgodność z oryginałem przez podmioty uprawnione do jej przechowywania (czyli przedsiębiorców prowadzących działalność przechowalniczą na podstawie wpisu do rejestru, archiwa państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, organy założycielskie oraz następców prawnych pracodawców).

ZUS i Archiwa Państwowe z własnej inicjatywy starały się wypełnić lukę i stworzyły bazy danych obejmujące przechowawców, o których istnieniu uzyskano informacje. Prowadzona przez ZUS baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy zawiera informacje o ok. 24 tys. pracodawców, a w bazie Archiwum Państwowego w Warszawie znajdują się informacje o ok. 34 tys. zlikwidowanych firm.

Przyszli emeryci i renciści nie mogą liczyć na skuteczną pomoc państwa także w sytuacji, gdy przechowawca - nawet ten zarejestrowany - odmawia lub zwleka z wydaniem dokumentów potrzebnych do naliczenia świadczeń emerytalno-rentowych lub domaga się wpłaty nieuzasadnionych opłat.