Wynajem drukarek - czy to się opłaca?

Wypożyczając sprzęt poligraficzny, oszczędzasz czas i pieniądze na zakup sprzętu i zatrudnianie dodatkowego personelu. Korzystając z wypożyczonego sprzętu, eliminujesz ryzyko niepowodzeń w realizacji projektów. Zintegrowane rozwiązania pozwolą zoptymalizować koszty zakupu, eksploatacji, utrzymania i naprawy floty sprzętu poligraficznego.

Wynajem drukarek - czy to się opłaca?

Outsourcing sprzętu biurowego zyskuje w Polsce na popularności. Pandemia wywarła znaczący wpływ zwłaszcza na małe i średnie przedsiębiorstwa. Ze względu na kurczące się budżety ważne jest, aby firmy ograniczały początkowe inwestycje do minimum. Wynajem drukarek jest nie tylko bardziej opłacalny, ale też bezpieczniejszy niż zakup nowego sprzętu. Najczęściej firmy oferują dwa rodzaje wynajmu. Krótkoterminowy dla organizatorów wydarzeń, takich jak konferencje czy festiwale. Drugi rodzaj najmu to najem długoterminowy, przeznaczony dla przedstawicieli małych i średnich firm. Wynajmujący nie musi ponosić kosztów naprawy czy serwisu drukarek. Płaci jedynie za pracę, do jakiej potrzebna jest drukarka. Pozwala to na optymalizację kosztów działania firmy.

Kto powinien skorzystać z opcji wynajmu drukarki?

Jednym z głównych argumentów przy wyborze opcji kupna lub wynajmu drukarki jest cena. Kiedy wynajem jest lepszy niż kupowanie? Koszt długoterminowej dzierżawy urządzenia wielofunkcyjnego w większości uzależniony jest od ilości wydruków miesięcznie. Im więcej twoja firma wykonuje wydruków na konkretnym sprzęcie, tym niższy będzie koszt jednego egzemplarza. Najniższy koszt osiągniesz przy nakładzie 50 tys. wydruków miesięcznie. Ale jeśli twoja firma drukuje 5 tys. wydruków miesięcznie, wynajem jest już bardziej opłacalny niż kupowanie. To też możliwość dla małych firm na korzystanie z najnowszych urządzeń. Małe i średnie firmy rzadko mogą sobie pozwolić na zakup takiego sprzętu, a dzięki niemu drukowanie jest tańsze niż na zwykłej drukarce biurowej.

Jeśli każdy pracownik potrzebuje osobistej drukarki, wynajem raczej nie będzie w tym przypadku opłacalny. Warto skorzystać z wynajmu sprzętu, jeśli pracownicy twojej firmy drukują od 5 tys. kopii miesięcznie na jednej drukarce. Na przykład, jeśli jest to praca w przedsiębiorstwach produkcyjnych i magazynowych z dużym asortymentem towarów i częstymi dostawami, z których każda wymaga dużej ilości dokumentacji. Dzierżawa będzie również odpowiednia dla dużych organizacji świadczących na przykład usługi bankowe lub prawne, gdzie każda umowa wymaga kilku wydrukowanych egzemplarzy.

Dzięki dzierżawie będzie mógł pracować na bardziej produktywnych i funkcjonalnych urządzeniach, bez dużych inwestycji początkowych, co jest szczególnie ważne w związku z pandemią i cięciami budżetowymi.

Kolejnym powodem, dla którego lepszym wyborem jest serwisowanie sprzętu biurowego. W przypadku zakupu sprzętu firma musi samodzielnie wybrać technika do konserwacji i monitorować terminową wymianę materiałów eksploatacyjnych. Wynajmując, nie musisz się martwić kosztami remontu sprzętu.

Plusy i minusy rozwiązania

Zalety wynajmu drukarki to dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych. Obecnie kserokopiarki posiadają funkcje nie tylko powielania dokumentów, ale także funkcji drukowania, faksowania i innych. Wynajmując, możemy wybrać właściwą, korzystając z najnowszych technologii. Wynajem nie tylko umożliwia firmom uzyskanie drukarki po niskich kosztach początkowych, ale także pomaga zachować zdolność kredytową. Wiele małych firm ma ograniczony dostęp do kredytów. Jednym ze sposobów na to jest wypożyczanie narzędzi. Wynajem zapewnia również wygodę w zakresie regularnego serwisowania urządzeń, ponieważ większość dostawców oferuje plany serwisowe, które można uwzględnić w samej dzierżawie lub opłacić osobno.

Jak wybrać dobrą ofertę wynajmu?

Wybierając firmę zajmującą się wynajmowaniem sprzętu poligraficznego, musimy zwrócić przede wszystkim uwagę na jej renomę. Warto przed podpisaniem umowy poczytać komentarze dotyczące usług firmy i opinie klientów. Bardzo ważna jest sama umowa i to, jak jest skonstruowana. Jeśli jakikolwiek punkt jest dla ciebie niejasny, skonsultuj to z przedstawicielem firmy, a nawet radcą prawnym. Umowa powinna być skonstruowana w sposób przejrzysty i jasno określać obowiązki i prawa obu stron. 

Na koniec najważniejsze – zwróć uwagę na to, jakim sprzętem dysponuje firma i czy są to nowoczesne drukarki, czy modele starego typu. Dowiedz się, jak często przeprowadzane są prace serwisowe i na jakie ułatwienia i korzyści możesz liczyć. Ostatecznie porównaj ze sobą kilka ofert z różnych firm.

Fot. Unsplash, Pexels