Jak postępować, kiedy Kontrahent opóźnia się z płatnością?

Bieżący przepływ środków finansowych to dla każdego mikroprzedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa i płynności. Jeśli jednak nasz Kontrahent z jakiegoś powodu hamuje ten przepływ, nie płacąc nam na czas, może się okazać, że i my nie będziemy mogli komuś zapłacić na czas. A to wywołuje spiralę nieterminowych płatności, nadmiar dodatkowych zadań związanych z telefonami windykacyjnymi, a często też utratę na dłuższą metę zaufania między Kontrahentami.

Kiedy Twój Kontrahent nie płaci na czas, nawet jeśli to spóźnienie to zaledwie kilka dni, trzymaj rękę na pulsie i reaguj.

Odczekaj do dwóch dni roboczych od terminu płatności widniejącego na fakturze, gdyż tak naprawdę większość banków zastrzega sobie, że zaksięgowanie przelewu może zająć im do 48 godzin. I chociaż w praktyce dzieje się to dużo szybciej, warto w tej sytuacji dać jednak naszemu Kontrahentowi tą dwudniową możliwość uregulowania należności po terminie.

Przyjaźnie, choć zdecydowanie, zapytaj, czy Kontrahent ma świadomość nieterminowej płatności. Czasem naprawdę kilkudniowe opóźnienie może wynikać z roztargnienia, urlopu osoby odpowiedzialnej za dokonywanie płatności, jakichś świąt czy wolnych dni przypadających akurat w kalendarzu. Nie musisz od razu wchodzić na ścieżkę windykacyjną, ale z uwagi na zachowanie dobrych relacji, zacznij od krótkiego grzecznościowego przypomnienia o tym, że termin płatności już upłynął – wyślij je mailem, SMS-em czy przypomnij o tym w rozmowie telefonicznej. Następnie ustal z nim, kiedy możesz spodziewać się uregulowania należności i sprawdź w wyznaczonym terminie, czy Kontrahent wywiązał się z zobowiązania.

O czym warto jeszcze pamiętać?

• Dolicz odsetki karne – pokaż Kontrahentowi, że trzymasz rękę na pulsie. W ślad za jego brakiem reakcji na Twoje monity, wystaw Klientowi notę odsetkową, która jest zwykle dość mobilizującym dokumentem, który doprowadza finalnie do płatności. Być może kwota naliczonych odsetek nie będzie duża, ale Klient będzie miał pewność, że traktujesz sprawę poważnie i nie zapomniałeś o jego długu. Obecnie odsetki wynoszą 9,5% w skali roku wobec przedsiębiorcy (reguluje to Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych), a 7% w skali roku wobec konsumenta (reguluje to Kodeks Cywilny).

• Jeśli po kilku dniach od Twojego monitu (mailowego bądź ustnego) sytuacja się nie zmieni, czas na mocniejszy ruch – skieruj do Kontrahenta wezwanie do zapłaty, które jest oficjalnym dokumentem pozwalającym ubiegać się o należną płatność. Pamiętaj, aby wezwanie do zapłaty zawierało kluczowe dla sprawy informacje: data i miejsce jego wystawienia, dokładne dane Twoje i Kontrahenta, kwota zadłużenia (plus ewentualne odsetki), termin spłaty zadłużenia, podstawę naliczenia długu, numer rachunku bankowego do spłaty długu, sugerowane przez Ciebie dalsze kroki, które podejmiesz w przypadku braku spłaty należności. Wystawienie takiego wezwania jest też dowodem na podejmowane przez Ciebie kroki windykacyjne, co w przypadku przedłużającego się zadłużenia Kontrahenta może kiedyś okazać się dokumentem w sprawie na drodze sądowej, jeśli przyjdzie konieczność na nią wejść.

• Jeśli wezwanie do zapłaty nie przyniesie skutków, wystosuj ostateczne lub przedsądowe wezwanie do zapłaty – na wielu Kontrahentów sama nazwa tego dokumentu działa bardzo mobilizująco i zwykle w szybkim czasie regulują zaległą należność i sprawa zostaje wyjaśniona i polubownie sfinalizowana.

Jest duża szansa, że kilkudniowe przeterminowanie płatności to nie jest efekt poważnych zastojów finansowych Kontrahenta, ani tym bardziej jego celowej strategii unikania płatności i w efekcie szybko zostanie ono uregulowane. Jeśli jednak mimo Twoich aktywnych działań, upomnień i monitów, z kilku dni przeterminowanie zacznie się rozrastać do kilkunasto- lub kilkudziesięciodniowych lub kilkumiesięcznych - działaj aktywnie! Skorzystaj z rozwiązań windykacji polubownej, wynajmij zewnętrzną firmę, aby oni z pełnym profesjonalizmem i doświadczeniem w takich sprawach pomogli Ci jak najszybciej odzyskać Twoje pieniądze.