fot: Pixabay.com
W myśl przepisów fakturami elektronicznymi są faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym
fot: Pixabay.com
Faktury elektroniczne, zrównane z fakturami w wersji papierowej, wystawiane mogą być w dowolnym formacie. Jak wystawić i wysyłać e-faktury, aby usprawnić działanie firmy?
Faktury elektroniczne – pojęcie
Pojęcie faktury elektronicznej definiowane jest przez ustawodawcę w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W myśl przepisów fakturami elektronicznymi są faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym. Po stronie podmiotu wystawiającego e-fakturę pozostaje zatem wybór formatu, co oznacza, że w praktyce mogą być to dokumenty PDF, JPG, a także ustrukturyzowane komunikaty.
Z punktu widzenia zastosowania w obrocie faktur online istotne jest, że ustawodawca zrównał faktury tradycyjne z fakturami elektronicznymi. Art. 2, ust. 31 u.p.t.u. wskazuje bowiem, że przez pojęcie faktury rozumie się zarówno dokument w wersji papierowej, jak i formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Elementy faktury elektronicznej
E-faktura powinna zawierać elementy, które określone zostały przez ustawodawcę dla faktury w wersji tradycyjnej. W myśl art. 106c u.p.t.u. są to:
- data wystawienia,
- kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer NIP, względnie numer PESEL podatnika i nabywcy,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towaru lub wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty przy spełnieniu warunków określonych w ustawie,
- nazwa towaru lub usługi,
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku,
- kwoty wszystkich upustów lub obniżek cen, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, bez kwoty podatku,
- stawka podatku albo stawka podatku od wartości dodanej w wypadkach określonych w ustawie,
- suma wartości sprzedaży netto,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- kwota należności ogółem,
- w odniesieniu do enumeratywnie wymienionych rodzajów faktur, określone wyrazy lub wskazania.
Jak wystawić fakturę online?
Wystawiając fakturę elektroniczną, należy pamiętać, że jej stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy. Przepisy nie wskazują przy tym, w jakiej formie zgoda ma być wyrażona, przyjmuje się zatem, że uiszczenie należności określonej e-fakturą jest zgodą na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej.
Wprawdzie fakturą elektroniczną będzie dokument w formacie PDF, który wysłany zostanie jako załącznik do wiadomości e-mail, jednak decydując się na stosowanie e-faktur, warto wdrożyć rozwiązania usprawniające działanie firmy. Możliwość wymiany faktur elektronicznych oraz innych dokumentów z lokalnymi firmami, a także partnerami działającymi na całym świecie, system umożliwiający nowoczesną elektroniczną archiwizację, łatwiejszy sposób na zapewnienie wymaganych przez ustawodawcę cech faktur online – to tylko niektóre z korzyści, jakie dają faktury elektroniczne edison.pl.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-faktury
W związku z wystawianiem faktur, w tym faktur elektronicznych, ustawodawca nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia im autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Co istotne, wybór sposobu zapewnienia tych cech pozostawia podatnikowi.
Przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości podmiotu, który dokonuje dostawy towaru, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przez integralność rozumie się zaś, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Warto dodać, że w odniesieniu do faktur online cechy te są zachowane nie tylko przy kontrolach biznesowych, ale też m.in. w przypadku wykorzystania przez podatnika systemu elektronicznej wymiany danych.
