Jak działa outsourcing księgowości w branży real estate? Kontrola finansów w strukturach wieloprojektowych

reklama

Właśnie tu zaczyna się problem, który branża real estate zna dobrze, ale rzadko nazywa wprost, a jest nim chaos informacyjny w strukturach wieloprojektowych. Sprawozdania finansowe spółek SPV sporządzane są według różnych harmonogramów. Dane kosztowe z zarządców nieruchomości napływają z opóźnieniem. Rozliczenia intercompany między spółkami matką a celowymi tworzą labirynty wzajemnych wierzytelności. Wynik? Zarząd i inwestorzy otrzymują obraz finansowy z opóźnieniem tygodnia lub dwóch i podejmują decyzje na podstawie danych, które są już przestarzałe.

Struktura SPV - dlaczego standardowa księgowość tutaj nie wystarczy?

Model oparty na spółkach celowych to branżowy standard wymuszony przez logikę finansowania projektowego. Banki udzielające kredytów na inwestycje deweloperskie lub komercyjne wymagają separacji ryzyka na poziomie pojedynczego projektu. Każda SPV funkcjonuje jak zamknięty ekosystem finansowy - ma swoją ewidencję VAT, CIT, rozliczenia z najemcami, obsługę długu i obowiązki sprawozdawcze wobec współinwestorów lub centralnego zarządu grupy.

Dla działu finansowego grupy kapitałowej z branży nieruchomości oznacza to konieczność prowadzenia pełnej księgowości dla każdej spółki osobno, a następnie konsolidacji tych danych na poziomie grupy. Gdy do tego dochodzi jeszcze raportowanie zgodne z MSSF / IFRS dla zagranicznych inwestorów instytucjonalnych, czas potrzebny na zamknięcie miesiąca - przy wewnętrznym zespole - często przekracza dwa, a nawet trzy tygodnie. Według standardów, których oczekują międzynarodowe centrale, dane powinny być gotowe do 3 -5 dnia roboczego miesiąca.

Luka między oczekiwaniami zarządu grupy a możliwościami in-house'owego działu finansowego jest jednym z najczęstszych powodów, dla których firmy real estate sięgają po zewnętrznego partnera BPO.

Jak outsourcing BPO rozwiązuje problem strukturalny, nie tylko operacyjny?

Outsourcing księgowości w branży real estate to de facto decyzja o zmianie modelu operacyjnego całego działu F&A. Profesjonalny partner BPO przejmuje nie tylko ewidencję - przejmuje również odpowiedzialność za ciągłość, terminowość i jakość danych finansowych we wszystkich spółkach portfela jednocześnie.

Process Solutions obsługuje duże struktury grupy kapitałowej z doświadczeniem m.in. w segmencie global real estate - czego dowodem jest wieloletnia współpraca z Grupą Cushman & Wakefield, jedną z największych na świecie firm zarządzających nieruchomościami komercyjnymi. Ten typ współpracy nie polega na przejęciu jednej spółki - polega na wejściu w procesy całej struktury, z zachowaniem jej specyfiki i wymogów sprawozdawczych.

Co konkretnie przejmuje partner BPO w real estate?

Zakres outsourcingu w wieloprojektowych strukturach nieruchomościowych obejmuje zazwyczaj:

• Pełną księgowość każdej spółki SPV - ewidencja operacji, rozrachunki z najemcami, obsługa umów serwisowych i zarządczych.

• Ujednolicone zamknięcia miesięczne - synchronizacja terminów dla całego portfela, dostawa danych do 3. dnia roboczego miesiąca.

• Raportowanie zgodne z IFRS/MSSF dla zagranicznych central i inwestorów instytucjonalnych, przy równoczesnym utrzymaniu krajowej sprawozdawczości według UoR.

• Przygotowanie danych do konsolidacji - eliminacja transakcji intercompany, uzgodnienia sald między spółkami portfela.

• Obsługę podatkową SPV - VAT, CIT, JPK, raportowanie spółek nieruchomościowych w zakresie CIT-N1/CIT-N2.

• Raportowanie zarządcze - cykliczne raporty NOI, analizy kosztów per projekt, wsparcie controllingu.

Przy czym istotnym elementem jest tutaj elastyczność technologiczna. Process Solutions pracuje na systemach używanych przez klienta - SAP, Oracle, enova365, Microsoft Dynamics 365 Business Central - bez wymuszania kosztownych migracji danych i przestojów operacyjnych. W rzeczywistości wieloprojektowego portfela nieruchomości, gdzie każda spółka może mieć własną historię wdrożeń, tego typu elastyczność jest warunkiem koniecznym, a nie dodatkowym bonusem.

Ponadto analizy Process Solutions obejmują kluczowe dla struktury kapitałowej wskaźniki, takie jak EBITDA oraz poziom zadłużenia (tzw. gearing). Pozwala to zarządowi na bieżąco monitorować stabilność finansową całej grupy i precyzyjnie oceniać zdolność do dalszego finansowania kolejnych inwestycji.

Outsourcing księgowości w branży real estate z Process Solutions

Outsourcing księgowości w branży real estate stanowi decyzję bardziej procesową niż administracyjną. Firmy zarządzające portfelami nieruchomości, które decydują się na partnera BPO, nie rezygnują z kontroli - budują nową strukturę kontroli, opartą na umowach SLA, dedykowanym opiekunie, spójnym raportowaniu na poziomie całej grupy i elastyczności technologicznej, która pozwala skalować obsługę razem z portfelem.

Doświadczenie Process Solutions w obsłudze złożonych struktur wielopodmiotowych - w tym globalnych graczy real estate - oznacza znajomość nie tylko technicznych aspektów księgowania, ale też logiki biznesowej inwestycji w branży nieruchomości, wymogów inwestorów instytucjonalnych i specyfiki raportowania zgodnego z MSSF/IFRS. Jest to różnica, którą CFO odczuwa już w pierwszym kwartale współpracy.