Jak automatyzacja dystrybucji przynosi zwrot z inwestycji w mniej niż rok?

reklama

Osiągnięcie takiego wyniku wymaga jednak poznania kosztów procesu przed wdrożeniem, wyboru właściwego obszaru i regularnego pomiaru efektów. Praktyczne aspekty automatyzacji pomagają przedstawić eksperci firmy TEMREX, polskiego producenta automatów wydających i systemów automatycznego składowania dla przemysłu.

Skąd bierze się ROI automatyzacji logistyki wewnętrznej?

Zwrot z inwestycji w automatyzację pokazuje relację między wynikiem finansowym osiągniętym dzięki wdrożeniu a początkowym nakładem inwestycyjnym. Na potrzeby oceny projektu automatyzacji można przyjąć następujący wzór:

ROI = wynik finansowy netto z inwestycji / początkowy nakład inwestycyjny × 100%

Wynik finansowy netto oznacza wartość oszczędności uzyskanych w analizowanym okresie, pomniejszoną o początkowy nakład oraz bieżące koszty działania systemu. Jeżeli firma zyskała w ciągu roku 150 000 zł, poniosła 120 000 zł nakładu początkowego i 18 000 zł kosztów bieżących, wynik finansowy netto wyniesie 12 000 zł. Roczne ROI osiągnie wtedy 10%.

W nakładzie początkowym należy uwzględnić zakup lub uruchomienie urządzenia, konfigurację, integrację, szkolenie oraz inne jednorazowe koszty wdrożenia. Do kosztów bieżących należą między innymi serwis, licencje, energia i obsługa techniczna. Korzyści finansowe mogą obejmować niższe zużycie materiałów, mniej zagubionych narzędzi, krótszą obsługę pobrań, ograniczenie nadgodzin oraz zmniejszenie strat wynikających z niedostępności potrzebnych zasobów.

ROI nie jest tym samym co okres zwrotu. Pierwszy wskaźnik pokazuje rentowność inwestycji w procentach, natomiast drugi informuje, po ilu miesiącach skumulowane oszczędności netto pokryją początkowy nakład. Zwrot przed końcem pierwszego roku jest możliwy, gdy średnie miesięczne oszczędności netto przekraczają 1/12 nakładu początkowego.

Tempo zwrotu zależy jednak od skali wdrożenia oraz intensywności działania firmy. Inaczej będzie wyglądała kalkulacja dla jednego automatu obsługującego ograniczoną grupę produktów, a inaczej dla kilku urządzeń wykorzystywanych w różnych działach lub lokalizacjach. W obliczeniach trzeba uwzględnić również liczbę użytkowników i pobrań, wartość wydawanych zasobów, liczbę zmian oraz koszty ponoszone przed automatyzacją. Dlatego okres zwrotu należy każdorazowo obliczać na podstawie danych dotyczących konkretnego wdrożenia.

Kontrola pobrań ogranicza błędy i nadmierne zużycie

W tradycyjnym modelu wydawania materiałów część pobrań nie zostaje dokładnie zarejestrowana. Pracownicy mogą pobierać większe ilości na zapas, a narzędzia trafiają do różnych stanowisk bez informacji o aktualnym użytkowniku. Utrudnia to ustalenie faktycznego zapotrzebowania oraz rozliczenie kosztów między działami.

Automat identyfikuje użytkownika przed wykonaniem operacji. Pobranie można przypisać do pracownika, działu, zmiany, zlecenia produkcyjnego lub miejsca powstawania kosztów. System może także egzekwować limity ilościowe i czasowe. Pracownik otrzymuje dostęp do potrzebnego zasobu, a każda operacja pozostaje udokumentowana.

Taki model ogranicza pobrania na zapas, zagubienia i nieautoryzowane wydania. Ułatwia również wychwycenie nietypowego zużycia. Nagły wzrost liczby pobrań może wskazywać na wadliwą partię materiału, niewłaściwe używanie narzędzia, źle ustawiony limit albo problem w procesie produkcyjnym.

Krótszy czas pobrania zmniejsza ryzyko przestojów

W tradycyjnym modelu pobranie rękawic, narzędzia lub części wymaga odejścia od stanowiska, przejścia do magazynu i zaczekania na obsługę. Przy pojedynczej operacji zajmuje to kilka minut. W skali miesiąca strata rośnie wraz z liczbą pracowników, zmian i realizowanych pobrań.

Proces można skrócić, przenosząc punkt wydawania bliżej miejsca faktycznego zużycia. Taką funkcję pełnią przemysłowe automaty wydające produkowane przez firmę Temrex. Uprawniony pracownik samodzielnie pobiera potrzebny zasób, a system automatycznie zapisuje operację. Nie musi czekać na magazyniera ani dostosowywać pobrania do godzin pracy magazynu.

Całodobowy dostęp sprawdza się szczególnie w zakładach pracujących na dwie lub trzy zmiany. Ułatwia również pracę służbom utrzymania ruchu. Potrzebna część lub narzędzie pozostaje dostępne także podczas nocnej awarii, dzięki czemu zespół może szybciej rozpocząć naprawę.

Efekt można zmierzyć, porównując średni czas pobrania przed wdrożeniem i po jego zakończeniu.

Automatyczna obsługa obniża koszty pracy i nadgodzin

Ręczne wydawanie zasobów angażuje nie tylko osobę pobierającą materiał. Czas poświęca również magazynier, pracownik narzędziowni lub osoba odpowiedzialna za BHP. Do tego dochodzi uzupełnianie ewidencji, liczenie zapasów, przygotowywanie raportów i sprawdzanie rozbieżności.

Automatyzacja przenosi znaczną część tych operacji do systemu. Pobrania i zwroty są rejestrowane na bieżąco, a dane nie wymagają ponownego przepisywania. Alerty o stanach minimalnych pomagają zaplanować uzupełnienia, zanim zabraknie potrzebnego artykułu. Automatyczna ewidencja skraca także inwentaryzację.

Dostęp samoobsługowy może ograniczyć konieczność utrzymywania dodatkowej obsługi magazynu poza standardowymi godzinami.

Co automatyzować najpierw? Priorytety wdrożeniowe

Pierwsze wdrożenie nie musi obejmować całego magazynu ani wszystkich grup asortymentowych. Szybszy zwrot daje zwykle pilotaż skoncentrowany na jednym dobrze rozpoznanym procesie. Przed wyborem warto zebrać dane dotyczące liczby pobrań, wartości zużycia, czasu obsługi, błędów, braków i zagubionych zasobów.

W pierwszej kolejności należy szukać obszarów generujących regularne koszty. Jednorazowy problem nie stanowi wystarczającej podstawy do automatyzacji.

Procesy o największym wolumenie

Duży potencjał mają materiały pobierane codziennie przez liczną grupę pracowników. Mogą to być rękawice, okulary ochronne, tarcze, wiertła, baterie, ścierniwa lub inne artykuły eksploatacyjne. Pojedynczy produkt ma często niewielką wartość, lecz roczne zużycie całej grupy generuje znaczny wydatek.

Wysoki wolumen oznacza także dużą liczbę operacji magazynowych. Automatyzacja każdej z nich pozwala zgromadzić oszczędności w krótkim czasie. W takim przypadku istotna jest pojemność urządzenia, liczba dostępnych lokalizacji i możliwość szybkiego uzupełniania najczęściej pobieranych produktów.

Urządzenie warto ustawić blisko miejsca faktycznego zużycia. Skraca to drogę pracownika, ale nie oznacza utraty kontroli nad zapasem. System nadal identyfikuje użytkownika, rejestruje operację i pilnuje ustalonych limitów.

Zasoby o wysokiej wartości i podatne na błędy

Drugą grupę stanowią narzędzia skrawające i pomiarowe, elektronarzędzia, oprzyrządowanie oraz części zamienne. Ich pobrania mogą być rzadsze, ale każda pomyłka, utrata lub brak zwrotu powoduje większy koszt.

Automaty szafkowe sprawdzają się przy zasobach o większych gabarytach, wymagających osobnych i zabezpieczonych lokalizacji. Systemy szufladowe pozwalają uporządkować narzędzia oraz przypisać im konkretne miejsca. Rozwiązania wagowe automatycznie wykrywają zmianę masy zawartości, dzięki czemu mogą rejestrować liczbę pobranych lub zwróconych elementów.

W tej grupie kalkulacja powinna obejmować wartość zagubionych narzędzi, liczbę nierozliczonych wydań, koszty zakupów zastępczych oraz czas przeznaczany na poszukiwanie wyposażenia. Nawet niewielka poprawa może przynieść wyraźny efekt finansowy.

Wąskie gardła operacyjne

Automatyzacja ma największy sens tam, gdzie obecny sposób pracy regularnie ogranicza przepustowość procesu. Wąskim gardłem może być kolejka do magazynu na początku zmiany, jedna osoba uprawniona do wydawania materiałów albo brak dostępu do części podczas pracy nocnej.

Problemem bywa również ręczne przenoszenie danych między ewidencją magazynową a systemem ERP lub WMS. Każde dodatkowe przepisanie informacji zwiększa ryzyko pomyłki i opóźnia aktualizację stanu.

Wąskie gardła najlepiej identyfikować na podstawie obserwacji procesu. Warto zmierzyć czas oczekiwania, liczbę obsługiwanych pobrań, częstotliwość braków i liczbę interwencji wymagających ręcznej korekty. Dane pokażą, czy automatyzacja usuwa realne ograniczenie, czy jedynie przenosi problem do innego etapu.

Plan wdrożenia automatyzacji na 12 miesięcy

Pierwsze dwa miesiące warto przeznaczyć na audyt. Obejmuje on analizę zużycia, mapę miejsc poboru, pomiar czasu obsługi oraz wybór asortymentu do pilotażu. Na tym etapie ustala się również wartość bazową dla każdego KPI. Bez tych danych późniejsza ocena efektów będzie oparta na przypuszczeniach.

W trzecim i czwartym miesiącu następuje dobór urządzenia, lokalizacji i zasad działania. Firma określa uprawnienia użytkowników, limity, stany minimalne, sposób uzupełniania zapasów oraz reguły zwrotu. Konfiguracja musi odpowiadać rzeczywistemu procesowi. Zbyt niskie limity powodują dodatkowe interwencje, a zbyt wysokie nie ograniczają nieuzasadnionego zużycia.

Piąty i szósty miesiąc to uruchomienie pilotażu oraz szkolenie użytkowników. W pierwszych tygodniach trzeba obserwować zachowania pracowników, dostępność produktów i poprawność danych. Celem nie jest jeszcze ocena całej inwestycji, lecz ustabilizowanie procesu.

Od siódmego do dziewiątego miesiąca można analizować powtarzalne wyniki. Na ich podstawie koryguje się limity, poziomy minimalne i zawartość urządzenia. Produkty o małej rotacji mogą ustąpić miejsca zasobom pobieranym częściej.

Ostatni kwartał służy ocenie okresu zwrotu i decyzji o dalszym skalowaniu. Zgodnie z metodą prostego okresu zwrotu inwestycja osiąga próg rentowności w momencie, gdy skumulowane korzyści netto pokryją początkowy nakład.

Przy równych oszczędnościach w kolejnych miesiącach można zastosować wzór:

Prosty okres zwrotu w miesiącach = początkowy nakład inwestycyjny / średnie miesięczne oszczędności netto

Średnie miesięczne oszczędności netto oznaczają oszczędności brutto pomniejszone o bieżące koszty działania systemu. Tego samego kosztu nie można uwzględnić jednocześnie w nakładzie początkowym i kosztach miesięcznych, ponieważ prowadziłoby to do podwójnego naliczenia.

Jeśli początkowy nakład wynosi 120 000 zł, miesięczne oszczędności brutto osiągają 12 500 zł, a bieżące koszty systemu wynoszą 1 500 zł miesięcznie, oszczędności netto mają wartość 11 000 zł:

12 500 zł − 1 500 zł = 11 000 zł

Następnie początkowy nakład dzieli się przez miesięczne oszczędności netto:

120 000 zł / 11 000 zł = 10,9 miesiąca

Próg zwrotu zostanie więc osiągnięty w trakcie 11. miesiąca. Po 12 miesiącach system wygeneruje 132 000 zł oszczędności netto przed rozliczeniem nakładu początkowego:

11 000 zł × 12 miesięcy = 132 000 zł

Wynik finansowy netto po odjęciu nakładu wyniesie 12 000 zł:

132 000 zł − 120 000 zł = 12 000 zł

Roczne ROI w tym uproszczonym przykładzie osiągnie 10%:

12 000 zł / 120 000 zł × 100% = 10%

Jest to przykład poglądowy oparty na stałych miesięcznych oszczędnościach. Nie uwzględnia podatków, kosztów finansowania, amortyzacji ani wartości pieniądza w czasie. Jeśli przepływy finansowe zmieniają się z miesiąca na miesiąc, nie należy stosować prostego dzielenia. Trzeba sumować rzeczywiste korzyści i koszty w kolejnych okresach. Zwrot nastąpi w miesiącu, w którym skumulowany przepływ netto osiągnie wartość początkowego nakładu.

KPI i monitoring zwrotu z inwestycji

Ocena wdrożenia wymaga porównania wyników sprzed automatyzacji z danymi uzyskanymi po jej uruchomieniu. Pomiar bazowy należy wykonać przy podobnej skali produkcji, liczbie zatrudnionych i czasie pracy. Sam spadek zużycia nie potwierdza efektu automatyzacji, jeśli w analizowanym okresie zmniejszyła się produkcja.

KPI warto sprawdzać co miesiąc. Pozwala to wcześnie zauważyć, że część założeń nie działa. Roczna analiza wykonana dopiero po zakończeniu projektu nie daje możliwości szybkiej korekty limitów, zawartości urządzeń lub sposobu ich uzupełniania.

Wskaźniki pokazujące realny efekt wdrożenia

Do oceny rezultatów można wykorzystać:

• wartość zużycia na pracownika, dział, zmianę lub jednostkę produkcji,
• liczbę pobrań i zwrotów,
• średni czas uzyskania dostępu do zasobu,
• liczbę braków magazynowych,
• liczbę błędnych albo nieudokumentowanych wydań,
• wartość zagubionych narzędzi,
• liczbę godzin przeznaczonych na obsługę wydań,
• koszt nadgodzin związanych z pracą magazynu,
• dostępność urządzenia,
• miesięczne oszczędności netto,
• skumulowane oszczędności od początku wdrożenia,
• przewidywaną liczbę miesięcy do osiągnięcia progu zwrotu.

Nie wszystkie wskaźniki trzeba przeliczać na pieniądze od pierwszego dnia. Dane operacyjne pomagają jednak wyjaśnić wynik finansowy. Wzrost liczby odrzuconych pobrań może wskazywać na nieprawidłowo ustawione uprawnienia, a częste braki na zbyt niski poziom zapasu minimalnego.

Raportowanie i analityka online

Oferowane przez TEMREX oprogramowanie G-BOX gromadzi dane o wydaniach, zwrotach, przyjęciach, użytkownikach i stanach magazynowych. Administrator może konfigurować uprawnienia, limity maksymalne i minimalne oraz zasady obsługi poszczególnych artykułów. System pozwala również tworzyć raporty, analizować dane w czasie rzeczywistym i wysyłać powiadomienia o osiągnięciu stanu minimalnego.

Integracja z ERP lub WMS ogranicza ręczne przepisywanie informacji i przyspiesza aktualizację danych w pozostałych systemach firmy. Może również wspierać zamówienia do dostawców oraz rozliczanie zużycia według działów albo miejsc powstawania kosztów.

Sam dostęp do raportów nie zapewnia oszczędności. Właściciel procesu musi regularnie analizować dane i reagować na odchylenia. Przekroczenie limitu, nietypowy wzrost zużycia lub powtarzający się brak produktu powinny prowadzić do sprawdzenia przyczyny i korekty procesu.

Gotowość organizacyjna i wyznaczenie właściciela procesu

Automatyzacja dystrybucji łączy magazyn, produkcję, zakupy, IT, utrzymanie ruchu i BHP. Brak jasno podzielonej odpowiedzialności może sprawić, że nikt nie zareaguje na alert, nie uzupełni urządzenia lub nie przeanalizuje danych.

Właściciel procesu odpowiada za wyniki wdrożenia, aktualność zasad i regularny przegląd KPI. Nie musi sam wykonywać wszystkich zadań. Powinien jednak wiedzieć, kto zarządza użytkownikami, kto uzupełnia zapasy, kto obsługuje integrację i kto podejmuje decyzję o zmianie limitów.

Przed uruchomieniem trzeba przygotować listę użytkowników, role, uprawnienia i zasady zwrotu. Pracownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z urządzenia oraz gdzie zgłaszać nieprawidłowości. Wdrożenie nie może być odbierane wyłącznie jako narzędzie kontroli. Jego celem jest także szybszy dostęp do potrzebnych zasobów i ograniczenie sytuacji, w których pracownik nie może wykonać zadania z powodu braków.

Zakres automatyzacji można uporządkować według pięciu poziomów modelu ISA-95:

1. fizyczny proces wydania, pobrania lub zwrotu,
2. identyfikacja użytkownika oraz pomiar wykonywany przez czytniki, zamki, wagi i czujniki,
3. sterowanie dostępem i wykonaniem transakcji,
4. zarządzanie operacyjne, obejmujące limity, stany, użytkowników, alerty i raporty,
5. integracja z ERP lub WMS, wspierająca planowanie zapasów, zakupy i rozliczenia.

Szybki zwrot zależy więc nie tylko od możliwości urządzenia. Potrzebne są wiarygodne dane bazowe, właściwie wybrany proces, odpowiedzialny właściciel oraz regularne działania podejmowane na podstawie raportów. Dopiero połączenie tych elementów zamienia automatyzację dystrybucji w inwestycję przynoszącą mierzalne oszczędności.