Probiznesowe podejście, czyli ułatwić pracę innym

Na Pion Finansowy składają się trzy działy: księgowość, finanse i controlling. Każdy z nich pełni w firmie specyficzną funkcję. Obszary, którymi zajmują się te komórki, ściśle łączą się ze sobą - praca jednej ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie drugiej.

Osoby pracujące w Pionie Finansowym nazwałabym zespołem ekspertów. To praca często niedoceniana ze względu na nieznajomość jej specyfiki i stopnia trudności. Tymczasem od tego, czy nasze pracownice szybko i dobrze księgują dokumenty, zależy praca innych ludzi. To powstające w tym pionie informacje dają pogląd na to, co się w firmie dzieje - mówi dyrektor pionu Beata Janowska.

Informacje wychodzące z Pionu Finansowego dają wiedzę o tym, czy kontrahenci płacą za otrzymywane produkty, jakie są obroty firmy, a także jaka jest rentowność sprzedaży i jej próg. Ta wiedza wykorzystywana jest na każdym etapie działalności Conbelts Bytom. Aby ją uzyskać, potrzebne są dokładność, skrupulatność i szybkość.

- Dopóki informacje księgowe nie są przygotowane, inne piony działające w firmie nie mogą prawidłowo funkcjonować - wyjaśnia Beata Janowska.

Do zadań księgowości, w której pracują zaledwie cztery osoby, należy m.in. rozliczanie przychodów, kosztów produkcji, stanu magazynów, całej masy delegacji służbowych, podatków, projektów unijnych, a także mnóstwa innych inicjatyw - bo Conbelts jest przedsiębiorstwem, które stawia na kreatywność. Pozostałe cztery osoby pracujące w pionie zajmują się finansami i controllingiem.

- Finanse, na podstawie danych przygotowanych przez księgowość, muszą zaplanować bieżące wpływy oraz zapewnić środki na zapłatę bieżących zobowiązań. Ważnym zadaniem należącym do tej komórki jest pilnowanie terminowości zapłaty zobowiązań. To odpowiedzialna praca, bowiem terminowość spłat wiąże się nie tylko z ewentualnym uiszczaniem odsetek, ale także z budowaniem wizerunku firmy - tłumaczy dyrektor Janowska.

Dział Finansowy zajmuje się również ściąganiem należności. To delikatne zadanie, bo ta praca musi być wykonana skutecznie, a jednocześnie nie może zburzyć dobrych relacji z kontrahentami.

- Rozmowy o własnych pieniądzach trzeba się nauczyć. Potrzebne są do tego odwaga i asertywność, przyznanie sobie prawa do tego, że mamy prawo wiedzieć, co się z naszymi pieniędzmi dzieje, i możemy oczekiwać, że zostaną zwrócone w terminie - dzieli się refleksją pani Beata.

Ostatnim obszarem działalności pionu jest controlling. To trudna dziedzina, wiążąca się z analizą wszelkich kosztów oraz planowaniem budżetu i dbaniem aby, realizowane zakupy tego budżetu nie przekroczyły.

- Staramy się być trochę "do przodu" w stosunku do tego, co robi się w innych firmach, ponieważ uważamy, że analiza kosztów na podstawie spływających faktur to "musztarda po obiedzie". Wychodzimy z założenia, że zaciągnięciem zobowiązania jest złożenie zamówienia. Mamy nadzieję wprowadzić rozwiązanie, w myśl którego złożone zamówienie będzie "zderzało się" w systemie informatycznym z naszym budżetem.

W ten sposób już na etapie zamówienia każda komórka organizacyjna będzie widziała, czy ma do wykorzystania wolne środki, czy zapala się jej czerwone światło - wyjaśnia dyrektor.

Dyrektor Beata Janowska zapowiada także, że chciałaby się pokusić o inny sposób rozliczania kosztów.

- Chcielibyśmy wiedzieć, ile kosztują poszczególne operacje, np. obsługa konkretnego klienta. Może się bowiem okazać, że obsługa kontraktu, na którym mamy niezłą marżę, liczoną jako różnica między ceną a kosztem wytworzenia, generuje także dodatkowe duże koszty obsługi kontraktu.

Ideą przyświecającą pani Beacie jest umocnienie probiznesowego podejścia do pracy Pionu Finansowego, które będzie ułatwiało pracę wszystkim pozostałym działom firmy.