Górnictwo: PGG wprowadza nowoczesne rozwiązania informatyczne i organizacyjne

Rozmowy rozpoczną się o godz. 13.00 w siedzibie Polskiej Grupy Górniczej w Katowicach

Centrala Polskiej Grupy Górniczej przechodzi dynamiczny proces cyfryzacji. Jak informuje spółka, wdrażane są nowoczesne rozwiązania informatyczne i organizacyjne przynoszące oszczędności finansowe i realne zmniejszenie zatrudnienia.

Siedziba dzisiejszej centrali PGG jest świadkiem kolosalnej zmiany, która wyraźnie odróżnia sposób zarządzania firmą od wszystkiego, co było wcześniej: to cyfryzacja i kurs na ciągłą informatyzację systemów, które wymagają coraz szczuplejszych kadr. Cyfryzacja jest trendem, który - jako znak współczesności - nie omija dziś żadnej z firm, w tym PGG. Projekty w zarządzaniu Polską Grupą Górniczą wprowadzają w tym zakresie bardzo trwałe zmiany, ich efektywność można wymiernie potwierdzić w liczbach. Przykładów nie brak.

Jedna z najnowszych aplikacji, opracowana przez programistów Zakładu Informatyki i Telekomunikacji PGG na potrzeby Biura ds. Rynku Komunalno-Bytowego jako wsparcie w procesie sprzedaży węgla w spółce. Informatyczny robot automatycznie analizuje codzienne zamówienia klientów na poszczególne sortymenty węgla i porównuje je z planami wydobycia w kopalniach, a następnie samodzielnie rozdziela wolumeny surowca. Robot wykorzystuje zaawansowane rozwiązania informatyczne, a w zasobach spółki zwiastuje rozwój technologii klasy RPA (z ang. Robotic Process Automation).

Autorzy zintegrowali robota z działającym już większym systemem do obsługi firmy ERP. Nowinka upraszcza proces przydzielenia węgla dla poszczególnych klientów i eliminuje etap ręcznego rozdziału. Do tej pory był on obsługiwany przez zespoły pracowników w Działach Obsługi Klienta w każdej z kopalń. Teraz system zastąpił pracę około 30 osób, które ręcznie wprowadzały dane do systemu.

- To przykład wpisywania się Polskiej Grupy Górniczej w trend cyfryzacji przedsiębiorstw na świecie. Jej przejawem jest postępująca automatyzacja i robotyzacja procesów produkcyjnych – ocenia prezes PGG Tomasz Rogala.

Ale to tylko wierzchołek góry lodowej. Jej podstawą było w PGG powszechne „pożegnanie z papierem”. W 2018 r. zapoczątkowała je prawdziwa „elektroniczna rewolucja” w systemie przetargowym spółki. Definitywnie zarzucono pisemną formę składania ofert, a uczestnicy przetargów zobligowani zostali do zamówień w trybie elektronicznym, podpisują się przy tym cyfrowymi certyfikatami.

- Do tej pory nasi wykonawcy musieli dostarczać do siedziby PGG nierzadko stosy dokumentów w formie papierowej. Jeśli ktoś brał udział w kilku lub nawet kilkunastu przetargach, za każdym razem trzeba było kserować dokumenty. Obecnie wszystko załatwia elektronika. Ofertę przetargową można złożyć nie ruszając się zza biurka – opisuje Wiesław Zygmunt, dyrektor Biura Zakupów i Usług w Polskiej Grupie Górniczej.

Rozwiązanie ma wiele zalet. Upraszcza generowanie ogłoszeń, gwarantuje nienaruszalność złożonej oferty do czasu jej otwarcia, zapewnia poufność danych związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa, przyjmuje model stale rozbudowującej się bazy kontrahentów, wspiera elektroniczną komunikację z wykonawcami i minimalizuje ilość czynności w procesie ofertowania. Pod względem kadrowym pozwala zmniejszyć zatrudnienie w odnośnych pionach firmy o co najmniej 10 proc., lecz perspektywy w tym zakresie są oczywiście dużo większe.

Jeszcze lepszą skalę oszczędności osiągnięto w PGG dzięki gruntownej modernizacji systemu, w którym spółka rekompensuje wielu tysiącom górników dołowych koszt posiłków regeneracyjnych, przysługujących w związku z wysiłkiem pod ziemią. Tzw. flapsy realizowano dotąd tradycyjnie: kilkudziesięciu tysiącom pracowników co miesiąc wydawano papierowe bony, z którymi następnie chodzili oni do wybranych sklepów, kupując pożywienie. Ponad dwa lata temu wprowadzono elektroniczny systemem kart, podobnych do tych, którymi posługujemy się w bankach. Rozwiązanie wdrożone we wspólnym projekcie we współpracy z PKO Bankiem Polskim okazało się bardzo wygodne, korzystne dla firmy i przyjazne dla pracowników.

– Przygotowanie i wydawanie papierowych bonów było potężnym i bardzo kosztownym przedsięwzięciem logistycznym, które angażowało wielu pracowników w każdej z kopalń. Po wprowadzeniu kart problem zniknął. Karty ładuje się automatycznie co miesiąc, a ich „ręczna” obsługa ogranicza się do pierwszego wydania karty i jej wymianie po czterech latach – mówi Jerzy Janczewski, wiceprezes ds. pracowniczych w PGG.

Prezes Tomasz Rogala podkreśla, że jest to pierwsze tego typu, pionierskie rozwiązanie wprowadzone w krajowym górnictwie. Dzięki wprowadzeniu elektronicznych kart zredukowano z miejsca ponad 40 etatów, a roczne oszczędności dla PGG sięgają ponad 3 mln zł.

Elektroniczne rozwiązania w zarządzaniu firmą okazały się bezcenne po wybuchu pandemii SARS-CoV-2, gdy wiosną tego roku wymogiem stało się dla firm tzw. dystansowanie społeczne. W organizmie o skali PGG, zatrudniającym ok. 40 tys. pracowników udało się przenieść bez jakichkolwiek strat w jakości i wydajności do pracy w domach znakomitą większość administracji. Nie byłoby to możliwe bez wcześniejszego utrwalenia w firmie zdalnych procesów wymiany informacji, danych i certyfikowania decyzji. Jednym z nieodzownych warunków powodzenia trybu „home office” (pracy domowej) było także odpowiednie zabezpieczenie w sprzęt i działające bez zarzutu systemy łączności korporacyjnej, a także – last but not least – umiejętne i powszechne przestrzeganie przez tysiące osób jednolitych, przyjętych wcześniej procedur.

Nie wolno również zapominać, że dzisiejsza Polska Grupa Górnicza jest nie tylko następczynią Kompanii Węglowej, ale wchłonęła również w wyniku przekształceń całą spółkę wydobywczą – Katowicki Holding Węglowy. W toku tej fuzji administrację PGG zasiliło 132 pracowników zlikwidowanego KHW.

Obecnie w centrali PGG w Katowicach pracuje zaledwie nieco ponad 400 osób, przy skali zatrudnienia całej firmy sięgającej ponad 41 tys. pracowników.