Nowy obowiązek dla przedsiębiorców już w przyszłym roku! Dlaczego warto przygotować firmę już teraz?

Osoby prowadzące firmy są już chyba przyzwyczajone do ciągłych zmian w przepisach. Kolejne regulacje prawne nakładają nowe obowiązki na przedsiębiorców. Jedną z nich jest Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF). To ogólnopolski system informatyczny, poprzez który przedsiębiorcy mogą wystawiać i odbierać elektroniczne faktury. 1 lipca 2024 roku każda firma będzie musiała z niego korzystać obligatoryjnie. Dla wielu osób rok to bardzo długi okres i odkładają przygotowanie do tej zmiany na później. Czy to dobre podejście? Wiele zależy od wielkości firmy oraz tego ile osób zaangażowanych jest w proces wystawiania i obiegu faktur. Im większa struktura organizacyjna i bardziej skomplikowane procesy oraz rozbudowane systemy informatyczne, tym na przygotowanie i integrację z KSeF może być potrzebne więcej czasu.

Czy firmy już dziś powinny używać i przekazywać faktury do KSeF?

Wraz ze zmianą terminu wdrożenia obowiązku przekazywania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur z 1 stycznia 2024 na 1 lipca 2024 roku, wielu przedsiębiorców odłożyło w czasie swoje prace związane z integracją swoich systemów informatycznych w tym zakresie. Czy słusznie?

- Temat współpracy systemów informatycznych z KSeF żywo interesuje przedsiębiorców od wielu miesięcy. Wielu właścicieli, gdy dowiedziało się, że obowiązek przekazywania faktur do KSeF został przełożony, straciło motywację aby przystosowywać swoje oprogramowanie i procesy pracy w tym zakresie. Nie jest to jednak właściwe podejście - zauważa Pan Dariusz Jarczyński członek zarządu w firmie Primesoft.

- Zwłaszcza w przypadku większych organizacji, taka integracja z Krajowym Systemem e-Faktur może być sporym wyzwaniem organizacyjnym i technicznym. Dlatego warto rozpocząć proces integracji z KSeF już dziś. System V-Desk od ponad roku gotowy jest na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur w zakresie wymiany dokumentów zakupowych i sprzedażowych - podkreśla Pan Dariusz Jarczyński z firmy Primesoft.

Więcej informacji na temat rozwiązań firmy Primesoft współpracujących z KSeF znajduje się na stronie https://primesoft.pl/integracja-ksef/

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to dedykowana platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur XML. Docelowo, ma on w całości wyprzeć i zastąpić faktury tradycyjne, papierowe oraz elektroniczne np. w formacie pdf.

System ten pozwala Krajowej Administracji Skarbowej na zbieranie, analizę oraz kontrolę wystawianych faktur. Uruchomienie systemu KSeF miało miejsce 1 stycznia 2022 roku. Od tego dnia z systemu można korzystać testowo i fakultatywnie.

Jak działa działa nowy, centralny system?

Faktury mogą być tworzone w systemie teleinformatycznym przedsiębiorcy, który jest połączony i zintegrowany z KSeF lub bezpośrednio w samym Krajowym Systemie e-Faktur. Po wprowadzeniu danych faktury do systemu, nadawany jest jej unikalny numer identyfikujący, po czym następuje weryfikacja pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Po zalogowaniu, jest ona dostępna do pobrania.

Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF, tj. 1 lipca 2024 roku, faktury nie trzeba będzie wysyłać do nabywcy, a jedynie do Krajowego Systemu e-Faktur.

Czy nowy obowiązek przesyłania danych trzeba wdrażać już teraz?

W momencie tworzenia tego artkułu podatnicy mogą, ale nie muszą korzystać z faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jest to jedna z trzech form, jakie dopuszcza Ministerstwo Finansów na udokumentowanie transakcji.

Sprzedawca towarów lub dostawca usług może na ten moment wystawiać:

- tradycyjne faktury papierowe;

- faktury cyfrowe w postaci plików pdf, xml oraz z podpisem elektronicznym;

- ustrukturyzowane faktury elektroniczne wystawione poprzez Krajowy System e-Faktur.

Faktury ustrukturyzowane są w tym momencie dobrowolne. Przedsiębiorca może zaakceptować ich odbiór w tej formie, ale nie ma takiego obowiązku.

Najnowsze decyzje w sprawie KSeF

W trakcie ostatnich konsultacji Ministerstwo Finansów postanowiło o pewnych zmianach w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur:

* Przesunięto termin wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.;
* O dodatkowe pół roku wydłużono termin na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT. Dla nich KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku;
* Faktury konsumentów końcowych (B2C) nie będą objęte Krajowym Systemem e-Faktur;
* Bilety, które spełniają funkcję faktury np. paragony z autostrad, bilety będą wyłączone z KSeF;
* Faktury uproszczone oraz te z kas fiskalnych będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
* W sytuacji awarii po stronie podatnika będzie możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia;
* Zliberalizowano sankcje oraz ich stosowanie nastąpi dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Wcześniej przepisy dotyczące korzystania z KSeF zostały dostosowane do specyfiki jednostek samorządu terytorialnego (JST).