Jak być idealnym event managerem? Vademecum organizatora wydarzeń

Praca w branży eventowej to dla wielu osób niezwykle pociągające zajęcie. Nie da się ukryć, że organizacja koncertów, festiwali, konferencji, targów, spotkań biznesowych, pokazów mody, imprez okolicznościowych czy wydarzeń sportowych jest intensywną, ale i bardzo satysfakcjonującą pracą. Dobry event wymaga zaangażowania wielu sił i skoordynowania ze sobą mnóstwa różnych czynników. Perfekcyjnie zaplanowane i zrealizowane wydarzenie może zaowocować nie tylko możliwością dobrej zabawy, ale być też efektywnym narzędziem wspomagającym działania marketingowe. Osobą odpowiedzialną za logistyczną część wszelkiego rodzaju imprez jest event manager. 

Kim jest event manager i jaki jest zakres jego obowiązków? 

Event manager, jak sama nazwa wskazuje, jest menedżerem wydarzenia. Menedżer eventów jest odpowiedzialny za przygotowanie imprezy zgodnie z wymaganiami klienta. Jego praca jest skoncentrowana wokół organizacji różnego typu imprez: kulturalnych, biznesowych czy okolicznościowych. To doskonała propozycja zawodu dla osób, które lubią kontakt z ludźmi, są kreatywni i zaangażowani. Jakie są zatem zadania event managera? Musi sprawić, by wszystkie elementy układanki, jaką jest event, pasowały do siebie. Na jego barkach spoczywa organizacja i kontrola harmonogramu, podwykonawców i całościowego zapewnienia płynnego przebiegu wydarzenia.

Zakres obowiązków profesjonalnego event managera często obejmuje też zarządzanie zespołem, rozdzielanie zadań oraz egzekwowanie efektów pracy. Coraz większą rolę w branży eventowej odgrywają wydarzenia online. Do ich popularności niewątpliwie przyczyniła się pandemia. Imprezy realizowane w digitalu są świetną okazją do zgromadzenia licznej publiczności, wymiany doświadczeń i przekazania istotnych z punktu widzenia organizatora informacji. Dobrze zaprojektowane wydarzenie online może nieść ze sobą korzyści wizerunkowe, motywacyjne, PR-owe lub relacyjne. Stworzenie takiego eventu wiąże się przy tym z mniejszymi kosztami niż w przypadku imprez stacjonarnych, w związku z czym decyduje się na nie coraz więcej firm.

Przed wydarzeniem oraz w jego trakcie trzeba oczywiście zadbać o kwestie techniczne, przede wszystkim o wybór kompleksowej platformy do eventów online. Na rynku mamy już całkiem sporo wirtualnych platform eventowych, wśród których zdecydowanie wyróżnia się https://www.bluplatform.io/. To bardzo dobrze zintegrowane, nowoczesne i intuicyjne oprogramowanie do obsługi wydarzeń wirtualnych. Rozwiązanie to umożliwia tworzenie angażujących i inspirujących webinarów, konferencji online i hybrydowych, transmisji na żywo i innych projektów oraz łączenie ich z funkcjami marketingowymi. Aby sprawdzić się jako organizator różnego typu imprez, osoba pracująca w agencji eventowej – przykładowo  https://bluexperience.pl/ - powinna orientować się w dziedzinie wydarzeń offline i online, a także potrafić dopasować konkretne rozwiązanie do indywidualnych potrzeb i oczekiwań klienta. 

Kto może zostać event managerem? 

Swoich sił w organizacji wydarzeń może próbować każdy, jednak już na wstępie należy zaznaczyć, że aby być dobrym event managerem, trzeba mieć ściśle określone cechy. Tworzenie eventów wymaga umiejętności doskonałego skoordynowania wielu zadań – w tej pracy niemal cały czas coś się dzieje, dlatego to idealne zajęcie dla ekstrawertyków i osób lubiących kontakt z ludźmi. Kandydaci planujący zostać w przyszłości managerami branży eventowej muszą zdawać sobie sprawę z tego, że to bardzo odpowiedzialna praca, pełna nowych i zaskakujących sytuacji.

Na organizatorów wydarzeń czeka wiele wyzwań, co wymaga odporności na stres, elastyczności i umiejętności szybkiego podejmowania decyzji. W tym zawodzie kluczowa jest samodzielność, doskonała organizacja czasu, zdolności przywódcze, umiejętności analityczne, zdolność logicznego myślenia, komunikatywność i pewność siebie. Organizator wydarzeń powinien interesować się branżą oraz być na bieżąco z wszelkimi aktualnościami i nowinkami technologicznymi. Musi też uważnie śledzić trendy i poszukiwać coraz to lepszych i nowszych rozwiązań. Jedno jest pewne – na nudę event manager nigdy nie będzie narzekać! Dlatego też, jeśli posiadacie wymienione cechy, to warto spróbować swoich sił w pracy event managera. Jest pełna wyzwań, mobilizująca i rozwijająca na wielu polach. I absolutnie nie można w niej  narzekać na nudę.