fot: ARC
fot: ARC
Za sprawą pandemii i ubiegłorocznego lockdownu firmy zmuszone były przystosować się do nowego stylu pracy. Praca w pełni zdalna lub hybrydowa stały się na tyle popularnymi modelami w wielu działalnościach, że pomimo zluzowania obostrzeń część firm postanowiła wdrożyć wybrane rozwiązanie na stałe. Forma pracy zdalnej pociąga za sobą konieczność wprowadzenia wielu zmian m.in. posiadania odpowiednich narzędzi komunikacyjnych. Jednym z takich rozwiązań jest opisywana w niniejszym artykule wirtualna centrala telefoniczna TeleCube.
Łatwe do wdrożenia narzędzie w chmurze
Wirtualna centrala TeleCube jest to rozwiązanie, które umożliwia firmie kompleksowe i efektywne zarządzanie kwestiami telekomunikacyjnymi, w tym: automatyzację połączeń i SMSów. E-centralka działa w chmurze, dzięki czemu można korzystać z jej licznych możliwości z dowolnego miejsca na świecie. Nie ma potrzeby posiadania rozbudowanej infrastruktury czy kosztownej centrali sprzętowej. Warunkiem koniecznym jest jedynie posiadanie stabilnego połączenia z Internetem. W ten sposób pracownicy nie muszą na stałe przebywać w biurze by wykonywać swoje obowiązki i prowadzić rozmowy telefoniczne. Umożliwia to również korzystanie z jednej wspólnej infolinii dla całej firmy posiadającej liczne oddziały rozproszone nie tylko po Polsce ale także zlokalizowane w innych krajach świata.
Wdrożenie wirtualnej centrali nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej czy rozbudowanego zaplecza (pomoc specjalisty może być konieczna przy bardziej rozbudowanych wariantach centrali czy też w przypadku chęci skorzystania z wymienionych poniżej telefonów bądź bramek VoIP). Aby ustalić schemat działania centrali i dodać pracowników do obsługi infolinii wystarczy zalogować się do Panelu Klienta, korzystając z dowolnej przeglądarki internetowej i wprowadzić odpowiednie ustawienia.
Ponadto wirtualną centralę można w każdej chwili rozbudować czy też w przypadku zmiany lokalizacji , sprawnie przenieść do nowej siedziby.
Służbowy numer zawsze pod ręką
Dzięki temu, że e-centralka bazuje na telefonii VoIP TeleCube można przy jej użyciu realizować połączenia korzystając z różnych, preferowanych przez daną firmę opcji sprzętowych. Co istotne pomimo, że korzystamy z różnych urządzeń, na każdym z nich możemy się posługiwać tym samym numerem służbowym.
Jednym z wariantów urządzenia VoIP jest telefon na biurku. W grę wchodzi tzw. telefon VoIP (zarówno w opcji przewodowej jak i bezprzewodowej) jak i tradycyjny telefon połączony z tzw. bramką VoIP.
W przypadku pracy zdalnej firmy chętnie wykorzystują możliwość prowadzenia rozmów korzystając
z aplikacji na komputerze lub laptopie, bądź pobranej na smartfona. Przykładem aplikacji desktopowej jest TeleCube SIP – prosty w obsłudze i bezpłatny komunikator pozwalający prowadzić rozmowy telefoniczne bez konieczności posiadania aparatu telefonicznego. Takie rozwiązanie doskonale sprawdzi się również podczas podróży służbowych.
Automatyzacja infolinii
Wirtualna centrala posiada wiele funkcji automatyzujących obsługę telefoniczną Klienta, a tym samym wspierających pracowników infolinii. Jedną z takich opcji jest IVR, czyli mechanizm tonowego wyboru odbiorcy rozmowy. Słuchając odpowiednich komunikatów i wybierając konkretne przyciski na klawiaturze telefonu dzwoniący finalnie łączy się z adresatem rozmowy np. konkretnym pracownikiem lub działem w firmie. Ponieważ dany pracownik czy też wszyscy konsultanci w dziale mogą być akurat zajęci TeleCube oferuje bardzo przydatne opcje pozwalające poradzić sobie w takiej sytuacji. Oto kilka z nich:
- Kolejkowanie. To funkcja pozwalająca ustawić dzwoniących w kolejce do momentu gdy będzie możliwe połączenie z pracownikiem firmy. Osoby przebywające w kolejce mogą słuchać muzyki oraz informacji o miejscu zajmowanym w poczekalni. TeleCube daje także możliwość wykorzystania różnych reguł łączenia Klientów z pracownikami. Na przykład w pierwszej kolejności połączenie może być kierowane do osoby, która obsłużyła najmniej połączeń w danym dniu albo sygnał usłyszą wszyscy wolni konsultanci i rozmowę zrealizuję ten, który pierwszy odbierze.
- Nieodebrane połączenia. Może się zdarzyć, że Klient nie będzie chciał czekać na rozmowę i rozłączy się. Wtedy można w prosty sposób odnaleźć taką rozmowę na Panelu Klienta w sekcji Nieodebrane Połączenia i jednym kliknięciem zainicjować rozmowę.
- Automatyzacja SMS. SMS to nadal jedna z najskuteczniejszych form dostarczania odbiorcy krótkich powiadomień. TeleCube pozwala automatyzować wysyłanie takich wiadomości według ustalonych reguł i z przygotowaną wcześniej treścią. Przykładem jest komunikat z przeprosinami za nieodebrane połączenie, informacja o godzinach pracy infolinii czy wiadomość o aktualnej promocji.
Telekonferencje ze współpracownikami i kontrahentami
Kiedy konieczne jest przeprowadzenie zebrania lub rozmowy, w której uczestniczyć ma kilka osób, niekoniecznie przebywających w tej samej lokalizacji, rozwiązaniem, które doskonale się sprawdzi są telekonferencje. Telekonferencje TeleCube pozwolą zachować bezpieczeństwo w czasie pandemii oraz zminimalizować koszty dojazdu i zasoby czasowe wynikające z konieczności zebrania zespołu w jednej lokalizacji. Aby zrealizować rozmowę grupową wystarczy wdzwonić się na konkretny numer telefonu, przypisany sali telekonferencyjnej oraz wprowadzić kod PIN, zabezpieczający wirtualny pokój rozmów przed dostępem nieuprawnionych osób.
Co więcej, posiadając aktywną usługę nagrywania rozmów, telekonferencje będą nagrywane i zapisywane w Panelu Klienta TeleCube, do ponownego odsłuchania i/lub pobrania na dysk celem np. wysłania do pozostałych uczestników rozmowy. Nagrywanie rozmów jest także możliwe w przypadku wszystkich innych połączeń realizowanych w TeleCube.
Stały nadzór nad realizowanymi połączeniami
Korzystając z wirtualnej centralki, poprzez Panel Klienta możliwe jest stałe weryfikowanie realizowanych połączeń w czasie rzeczywistym, poprzez bieżący podgląd stanu zalogowanych użytkowników i prowadzonych przez nich rozmów. Dodatkowo na Panelu są też dostępne rozbudowane statystyki oraz billing połączeń pozwalające managerom analizować wszystkie aspekty pracy infolinii.
Bezpłatny okres testowy by poznać narzędzie przed podjęciem decyzji
Wirtualną Centralę TeleCube można przetestować przez 14 dni. Te niezobowiązujące testy pozwalają w pełni poznać wszystkie oferowane możliwości narzędzia. TeleCube na czas testów udostępnia pulę bezpłatnych minut, co pozwala wypróbować bezpłatnie nie tylko wszystkie funkcje ale też jakość połączeń. Po okresie testowym można zakupić wirtualną centralę w formie jednego z czterech pakietów. Jednym z nich jest pakiet Biznes, który kosztuje: 89 zł netto + 23% VAT / miesiąc. Opłata dotyczy 10 stanowisk telefonicznych. W jej ramach TeleCube dostarcza 5 numerów stacjonarnych, 10 kont wewnętrznych, 1 numer komórkowy oraz kilkanaście funkcji jak np. IVR, kolejki, nagrywanie rozmów, biling online, wirtualny lektor czy książka telefoniczna.
