Pożegnanie z papierem w PGG

Pierwszy szyld Kompanii Węglowej

Polska Grupa Górnicza odchodzi od pisemnej formy składanych ofert przetargowych. Teraz każdy, kto ma zamiar brać w nich udział, po uprzednim zalogowaniu się do systemu, będzie mógł złożyć ofertę elektroniczną. Największa w Europie spółka wydobywcza przechodzi w ostatnim czasie prawdziwą informatyczną metamorfozę.

Innowacyjne rozwiązanie obowiązuje od 12 października br. Tym samym powstał obowiązek składania ofert wyłącznie w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. To kolejny krok w dziedzinie udzielania zamówień elektronicznych w PGG.

- Zwróciliśmy się do wystawców kwalifikowanych podpisów elektronicznych o przedstawienie stosownej oferty na specjalnych warunkach, tylko dla kontrahentów PGG. Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać u jednego z nich. Wykaz tych podmiotów zamieszczony jest na stronie NCCert. Tym samym wyszliśmy naprzeciw oczekiwaniom wykonawców – informuje Wiesław Zygmunt, dyrektor Biura Zakupów i Usług w Polskiej Grupie Górniczej.

Co istotne, w przypadku, gdy przedstawiciel wykonawcy posiada podpis elektroniczny wystawiony przez zagraniczne centrum certyfikacji, jest zobligowany do dostarczenia administratorowi wzoru takiego podpisu w terminie do 10 dni przed upływem terminu składania ofert.

Warto zatem przypomnieć, że w rozumieniu prawa, podpis elektroniczny weryfikowany oraz złożony za pomocą certyfikatu kwalifikowanego i bezpiecznego urządzenia elektronicznego, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Certyfikat kwalifikowany nie jest wydawany dla firmy, a jedynie osobie fizycznej.

- Do tej pory nasi wykonawcy musieli dostarczać do siedziby PGG nierzadko stosy dokumentów w formie papierowej. Jeśli ktoś brał udział w kilku lub nawet kilkunastu, za każdym razem trzeba było kserować dokumenty. Obecnie wszystko załatwia elektronika. Ofertę przetargową można złożyć, nie ruszając się zza biurka – precyzuje Wiesław Zygmunt.

Rozwiązanie ma wiele zalet. Upraszcza generowanie ogłoszeń, gwarantuje nienaruszalność złożonej oferty do czasu jej otwarcia, zapewnia poufność danych związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa, przyjmuje model stale rozbudowującej się bazy kontrahentów, wspiera elektroniczną komunikację z wykonawcami i minimalizuje ilość czynności w procesie ofertowania.

Warto również przypomnieć, że w trosce o usprawnienie dystrybucji informacji o prowadzonych postępowaniach oraz ułatwienie dostawcom dostępu do treści ogłoszeń, PGG uruchomiła już kanał RSS (Really Simple Sindication) z informacjami o publikacji nowych ogłoszeń i dokumentów. RSS jest technologią do szybkiej dystrybucji treści znajdujących się na witrynach internetowych.

- W przypadku Profilu Nabywcy PGG nie ma potrzeby ciągłego śledzenia portalu i wyszukiwania nowych ogłoszeń i dokumentów. Po dokonaniu subskrypcji kanału RSS informacja o opublikowanych treściach jest dostarczana bezpośrednio do subskrybenta – zwraca uwagę Wiesław Zygmunt.

Aby korzystać z kanału RSS, należy zainstalować czytnik RSS. Jest wiele popularnych aplikacji pełniących takie funkcje. Kanały RSS mogą obsługiwać niektóre przeglądarki internetowe i klientów poczty elektronicznej.

Przypomnijmy, że wcześniej w PGG wprowadzono m. in. elektroniczny obieg wniosków, elektroniczną komunikację z wykonawcami oraz centralizację procesów zakupowych. Dzięki temu PGG zamierza w niedługim czasie całkowicie zrezygnować z pisemnych ofert w przetargach i zrezygnować z papieru we wnioskach o uruchomienie zakupów. Usprawniono ponadto proces obsługi pracowników. Zrezygnowano z papierowej dokumentacji kadrowej, zastępując ją elektroniczną obsługą w postaci Portalu Pracownika. Dzięki temu rozwiązaniu można zdalnie zalogować się do systemu i sprawdzać wszystkie informacje dotyczące m.in. wynagrodzenia, wymiaru urlopu, przebytych szkoleń oraz czasu pracy. Stworzono również centralną rekrutację, w której skonsolidowano bazy danych o potencjalnych pracownikach.