Kopalni już nie ma, dokumenty są nadal potrzebne. Gdzie ich szukać?

reklama

Najpierw trzeba ustalić nazwę pracodawcy

Nazwa kopalni zapamiętana z szyldu nie zawsze wystarczy. Zakłady łączono, zmieniały właścicieli, działały w strukturach różnych spółek. Na tym samym terenie pracowały też firmy zewnętrzne. Dlatego poszukiwania najlepiej zacząć od świadectwa pracy lub umowy i danych, które tam wpisano.

Jeżeli zamknięto tylko kopalnię, a zatrudniająca spółka nadal istnieje, warto zapytać właśnie w niej. Przy przejściu zakładu na nowego pracodawcę dokumentacja przejmowanych pracowników trafia do następcy. Zasady te opisuje ministerialna informacja o dokumentacji pracowniczej.

Po likwidacji pracodawcy akta mogą natomiast znaleźć się u uprawnionego przechowawcy. Powinny trafić tam uporządkowane i zewidencjonowane. Inaczej nawet zachowane dokumenty trudno będzie później odnaleźć. Karton opisany tylko nazwą oddziału to za mało, gdy ktoś potrzebuje danych płacowych sprzed trzydziestu lat.

Co zostało po latach zatrudnienia?

W aktach osobowych znajdują się dokumenty dotyczące przebiegu pracy. Osobno mogą być przechowywane listy płac, karty wynagrodzeń czy ewidencje potrzebne do potwierdzenia określonych okresów zatrudnienia. Świadectwo pracy nie zastąpi wszystkich tych zapisów.

Nie ma też jednej daty, po której wolno zniszczyć każdą pracowniczą teczkę. Okres przechowywania zależy między innymi od daty nawiązania stosunku pracy oraz spełnienia warunków skrócenia archiwizacji. Hasło „teraz dokumenty trzyma się dziesięć lat” nie wyjaśnia więc sytuacji dawnego pracownika kopalni.

Część dokumentacji górniczej posiada Spółka Restrukturyzacji Kopalń. Udostępnia wykaz kopalń objętych swoim archiwum i informacje o składaniu wniosków. Trzeba jednak sprawdzić konkretny zakład. Sam fakt pracy w górnictwie nie oznacza, że dokumenty znajdują się właśnie w SRK.

Z badaniami trzeba pójść innym tropem

Kto szuka wyników badań, może potrzebować innego adresu niż osoba występująca o potwierdzenie zarobków. Orzeczenie o zdolności do pracy i szczegółowa dokumentacja medyczna to różne dokumenty. Historia badań pozostaje po stronie jednostki medycyny pracy.

Warto więc przypomnieć sobie nazwę przychodni wykonującej badania okresowe. Zamknięcie kopalni nie musi oznaczać, że zamknięto również tę placówkę. Jeśli jednak jednostka służby medycyny pracy została zlikwidowana, o dokumentację można zapytać właściwy wojewódzki ośrodek medycyny pracy. Przyjmowanie zbiorów przekazywanych po likwidowanych jednostkach należy do jego ustawowych zadań.

PESEL nie staje się nieaktualny razem z pieczątką

Stara lista płac może wyglądać niepozornie. Nadal zawiera jednak dane konkretnych ludzi. Porzucone segregatory, niezabezpieczony dysk czy skany wysłane niewłaściwej osobie stwarzają ryzyko nadużyć. Jednym z nich jest kradzież tożsamości, czyli wykorzystanie cudzych danych do podszywania się pod ich właściciela lub popełnienia oszustwa.

Przy przenoszeniu archiwum powinno być wiadomo, kto odebrał dokumenty, gdzie je umieszczono i kto ma do nich dostęp. Dotyczy to również plików. Przeniesienie teczek do komputera nie kończy obowiązku ochrony zawartych w nich informacji.

Gdzie zapytać, gdy ślad się urywa?

Wskazówką może być baza zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy ZUS. Zawiera informacje o miejscach przechowywania dokumentacji wskazanych pracodawców, choć nie obejmuje wszystkich zakładów.

Do zapytania warto przygotować nazwę firmy, daty zatrudnienia i wcześniejsze nazwisko, jeśli się zmieniło. Dobrze też napisać, czego dokładnie szukamy: potwierdzenia zarobków, okresu pracy czy kopii określonego dokumentu. Im więcej konkretnych wskazówek dostanie archiwum, tym łatwiej będzie dotrzeć do właściwych akt.