Jak księgować zakup odzieży roboczej?

Ciężar kosztów działalności operacyjnej spoczywa na przedsiębiorcy i nie może on przerzucić ich na pracowników. Trzeba pamiętać jednocześnie, że przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jednym z nich jest zakup odzieży i obuwia roboczego. Jak poprawnie zaksięgować zakup odzieży roboczej? Co z ekwiwalentem za pranie ubrania roboczego?

Zakup odzieży roboczej. Księgowanie

Księgowanie odzieży roboczej można rozumieć na dwa sposoby:

* jako wydatek na odzież i obuwie robocze związany z obowiązkiem zapewnienia odzieży roboczej pracownikom,
* jako księgowanie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży przez pracownika.
Wydatki na odzież roboczą należy księgować na koncie 40-5, czyli „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Z punktu widzenia rachunkowości wydana odzież robocza (jej wartość), a także wypłacany ekwiwalent stanowią przychód ze stosunku pracy. Są jednak zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. Nie nalicza się też od nich składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

Z kolei wypłatę ekwiwalentu należy księgować na koncie 23-4, czyli „pozostałe rachunki z pracownikami”.

Jak księgować wydatki na utrzymanie odzieży roboczej?

Ewidencja księgowa zakupu odzieży roboczej, czy księgowanie ekwiwalent to nie wszystko. Trzeba pamiętać również o tym, że pracodawca ma obowiązek na własny koszt utrzymywać odzież roboczą w dobrym stanie, a więc oddawać ją do prania, odpylania, płukania i innego rodzaju czyszczenia. Jeżeli tego nie robi, wypłaca pracownikowi ekwiwalent za pralnię, taki wydatek też trzeba zaksięgować. Robi się to tak samo, jak w przypadku wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży, czyli na koncie 40-5, ewentualnie 40-9, czyli „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Fot. freepik.com

Wydatki na zakup odzieży ochronnej jako koszty uzyskania przychodu

Aby móc uwzględnić w firmowych rozliczeniach wydatki na odzież roboczą jako koszty uzyskania przychodu, pracodawca musi móc w razie kontroli wykazać, że jest uprawniony do jej zakupu i ewidencjonowania jako odzież robocza. W tym celu należy zadbać o odpowiednie opisanie stanowisk służbowych i wykazanie, że pracownicy rzeczywiście wykonują pracę uzasadniającą korzystanie z odzieży roboczej. Warto kierować się w tym przypadku zdrowym rozsądkiem i ustalić, czy do obowiązków służbowych pracownika należy np. przenoszenie ciężkich przedmiotów lub praca przy maszynach stwarzających niebezpieczeństwo dla zdrowia albo praca w terenie.

Oczywiście pracownik powinien otrzymać odzież bezpłatnie, nie może być ona wydawana za potrąceniem z wynagrodzenia.

Wydatki na ubranie robocze i obuwie robocze nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS. Są też zwolnione z podatku dochodowego i obrotowego. Pomyłka w tym zakresie będzie skutkowała błędem w księgach rachunkowych, który trzeba skorygować.

Jeśli szukasz wysokiej klasy odzieży roboczej, sprawdź ofertę sklepu SPECTO. Wybieraj spośród produktów takich marek, jak Engelbert Strauss, Artmas, Procera i wiele innych!