Efektywne szkolenia: dobre praktyki organizacji szkoleń!

Najbardziej reprezentacyjne miejsce w domu, czyli salon, zawsze chcemy urządzić z największą starannością

Szkolenia i kursy to podstawowa forma podnoszenia wiedzy i rozwoju umiejętności pracowników przedsiębiorstw. Nic dziwnego, że coraz więcej działów HR zajmuje się organizacją szkoleń wewnętrznych, aby uzupełnić ofertę szkoleniową dla pracowników. Jak jednak zadbać, żeby szkolenia organizowane w firmie były efektywne? Poznaj dobre praktyki organizacji szkoleń.

Szkolenia otwarte i zamknięte

Szkolenia są jedną z podstawowych form dbania o wiedzę i praktyczne umiejętności kadr przedsiębiorstwa. Wysyłając pracownika na szkolenie otwarte, organizowane przez profesjonalną firmę szkoleniową czy trenera, sprawa jest prostsza. Musimy wyszukać szkolenie najlepiej odpowiadające naszym potrzebom, w czym pomóc mogą na przykład internetowe bazy szkoleń takie jak Eventis i tym podobne. Następnie zarejestrować pracownika i ocenić szkolenie po jego realizacji, na ile spełniło oczekiwania, pozwoliło uzupełnić wiedzę lub pozyskać konkretne kompetencje. Jak jednak podejść do organizacji szkoleń wewnętrznych w firmie? Jak zamówić dobre szkolenie zamknięte przygotowane z myślą o specyficznych potrzebach przedsiębiorstwa lub grupy pracowników? Pomogą w tym dobre praktyki organizacji szkoleń.

Dobre praktyki organizacji szkoleń

1. Ustal cele szkolenia. Na dobrą sprawę pierwszy krok na liście jest najważniejszy. Bez prawidłowego zbadania potrzeb szkoleniowych i ustalenia jego celów zorganizowanie dobrego szkolenia jest niemożliwe. I chociaż badanie potrzeb szkoleniowych brzmi jak coś skomplikowanego, to wcale nie musi takie być. Pod pojęciem tym kryje się odkrycie właśnie celów szkolenia, czy jego zadaniem jest wyposażyć pracowników w wiedzę z danego tematu (ponieważ identyfikowaliśmy luki w wiedzy), a może pracownicy wiedzę posiadają, ale potrzebujemy zmiany zachowań (np. poprzez zbudowanie świadomości, jakie korzyści pracownikowi oraz przedsiębiorstwu może przynieść zmiana sposobu pracy). Ustalenie celów szkolenia może odbyć się poprzez wywiad ze sponsorem szkolenia (czyli osobą zamawiającą szkolenie), ankiety i testy z potencjalnymi uczestnikami i inne tego typu metody.

2. Zbuduj zaangażowanie. Po ustaleniu celów szkolenia należy je zakomunikować uczestnikom. To często pomijany, a tak naprawdę niezwykle istotny etap szkolenia. Pozwala uczestnikom zrozumieć, dlaczego trafili na dane szkolenie, jakie są oczekiwania im stawiane, a także przedstawiający korzyści z uczestnictwa w szkoleniu. Warto popracować nad indywidualną motywacją uczestników, wskazać im, jak udział w szkoleniu i zdobyta wiedza może przełożyć się na ich codzienną pracę, na karierę zawodową, lekkość wykonywania obowiązków zawodowych. Zaangażować w szkolenie możesz również przygotowując materiały wprowadzające, np. angażujący film lub artykuł przesłane przed szkoleniem. Ważne jest również zawarcie swoistego kontraktu z uczestnikami w dniu szkolenia: wyłączenie telefonów, brak wychodzenia z sali szkoleniowej, aby wykonać codzienne obowiązki itp.

3. Połącz przyjemne z pożytecznym. Nikt nie jest w stanie skoncentrować uwagi i pozostawać efektywnym przez cały dzień szkoleniowy. Dlatego potnij szkolenie na części – sesje powinny trwać maksymalnie 1,5 do 2 godzin, po których powinny następować przerwy oraz zmiana rodzaju zajęć. Wzbogać sesje przerywnikami i „energizerami” - mogą to być rozmaite quizy, ankiety czy gry zespołowe. Dbaj o urozmaicenie form przekazywania wiedzy i uczenia się – szkolenie może składać się z prelekcji z prezentacją, filmów, ćwiczeń indywidualnych i grupowych, paneli dyskusyjnych, krótkich testów, ankiet i quizów, a także gier symulacyjnych itp.

4. Zbieraj feedback w trakcie i po szkoleniu. Informacja zwrotna od uczestników to jedna z najważniejszych kwestii pozwalających budować warsztat trenera. Informację zwrotną otrzymujemy na bieżąco w formie komunikacji niewerbalnej (mowa ciała obejmująca postawę, ziewanie, sposób słuchania…), ale warto również zapytać wprost uczestników o tempo zajęć, o trudniejsze momenty w programie, obawy itp. Osobnym zadaniem jest zbieranie ocen i informacji zwrotnej po szkoleniu, które pozwalają wyciągnąć wnioski na przyszłość. Informacja zwrotna powinna również obejmować ewaluację szkolenia – ewaluację, czyli sprawdzenie na ile udało się osiągnąć cele szkolenia.

5. Follow up. Warto również wrócić do uczestników kilka dni lub tygodni po szkoleniu i w postaci czy to prezentacji, czy quizu lub krótkiego filmiku przypomnieć omówiony materiał. Nawet krótkie przywołanie i przypomnienie poznanego materiału mogą znacznie poprawić osiągnięte wyniki, bo zdobycie wiedzy to tylko pierwszy etap, do sukcesu niezbędne jest wykorzystywanie jej na co dzień.

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za zamawianie szkoleń zewnętrznych, prowadzonych na zlecenie firmy czy instytucji, zwróć uwagę jak został przygotowany program szkolenia. Na ile trener wykorzystuje dobre praktyki organizacji szkoleń i nie bój się pytać, co pozwoli przenieść szkolenia w organizacji na wyższy poziom.