Nawet ponad 100 mln zł mogą rocznie zaoszczędzić pracodawcy dzięki nowym rozwiązaniom dot. skracania czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do10 lat - ocenia wiceminister rozwoju Mariusz Haładyj. Projekt ustawy w tej sprawie przyjął we wtorek (24 października) rząd.
Rada Ministrów przyjęła we wtorek projekt ustawy, dzięki której akta pracownicze będzie można przechowywać krócej i w formie elektronicznej. Nowe propozycje skracają okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych z 50 do 10 lat, pozwalają pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wskazują bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną. Skrócony czas przechowywania aktów pracowniczych oznacza, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.
Przewidywany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019 r.
Jak poinformowało w we wtorkowym komunikacie Centrum Informacyjne Rządu, główne zmiany dotyczą przede wszystkim przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Nowe rozwiązania mają zmniejszyć obciążenia biurokratyczne pracodawców, w tym przedsiębiorców.
Jak mówił we wtorek dziennikarzom Haładyj, pierwszym oczywistym beneficjentem proponowanych rozwiązań są pracodawcy.
- To że obecnie pracodawcy muszą przechowywać akta pracownicze aż 50 lat i tylko w formie papierowej nie ma żadnego uzasadnienia. Po pierwsze, generuje koszty. Może to być nawet 130 mln zł rocznie. Po drugie, obecne przepisy wcale nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie należnego świadczenia - emerytury lub renty - będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty, np. często dokumentacja została zniszczona, zakład pracy zlikwidowano - wyjaśnił Haładyj.
Dodał, że przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być tańsze.
- Szacujemy, że w przypadku firmy, która zatrudnia 500 osób, te oszczędności mogą sięgnąć 200 tys. zł rocznie, czyli to już jest taka pozycja, która jest w bilansie spółki w kosztach zauważalna - powiedział wiceminister.
Resort rozwoju tłumaczy, że aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona na dwa przypadki. Pierwszy dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Drugi przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Tutaj pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.
Jeżeli chcesz codziennie otrzymywać informacje o aktualnych publikacjach ukazujących się na portalu netTG.pl Gospodarka i Ludzie, zapisz się do newslettera.
